El correo electrónico y las reuniones son dos maravillosas herramientas que actualmente se consideran improductivas por un mal uso y abuso por parte de sus usuarios. En ambos casos se consideran un fin en vez de una herramienta y es muy habitual escuchar frases como “llevo todo el día de reunión en reunión” o “me he pasado toda la mañana liado con el correo electrónico”. En ambos casos, todo deriva del desconocimiento de la herramienta y de una metodología errónea de gestión de la misma.
Cuando Alexander Graham Bell descolgó por primera vez el teléfono, sus palabras fueron: «Mr. Watson, come here, I want to see you»; es decir, la primera vez que se utilizó un teléfono, alguien vio interrumpidas sus actividades en ese momento. En cambio, cuando Ray Tomlinson envió el primer email en 1971, lo que envió fue «qwertyuiop», un conjunto de caracteres que ofrecían una información intemporal.
El teléfono es un medio de comunicación síncrona y por tanto exige la interrupción, en cambio el correo electrónico es un medio de comunicación asíncrono, lo cual nos permite elegir el momento y la forma en el que interactuar con él. Además, el primero estaba pensado desde un principio para una comunicación bidireccional simultánea, en cambio el segundo se diseñó para una comunicación unidireccional. Mucha gente no se da cuenta de estos hechos e intenta saltarse las convenciones específicas de la herramienta. Estos usos irregulares, unidos a la aparición en los últimos años del siglo XX de los primeros smartphones y la llegada en los primeros años del siglo XXI del correo push, comenzaron a dar la sensación de que el correo podía convertirse en una herramienta de comunicación bidireccional, síncrona, lineal y simultánea, como si de un sistema de mensajería instantánea se tratara, algo que sin duda hizo un flaco favor a esta extraordinaria herramienta.
¿Cómo hemos llegado a esta situación?
El correo electrónico es una herramienta muy fiable que además de hacer posible la transmisión de cualquier tipo de información, en casi cualquier formato, permite saber si la otra persona lo ha abierto, lo ha leído o incluso si ha realizado algún tipo de acción. Esa fiabilidad nos genera tanta confianza que a veces recurrimos al correo electrónico para realizar tareas y procesos para los que no está diseñado, buscando esa garantía y seguridad.
Esta cantidad de usos distintos deriva, no sólo en una acumulación innecesaria de correos electrónicos, sino también en una gran cantidad de información malinterpretada, malentendida o simplemente dispersada.
Malos usos del correo electrónico
Un ejemplo de mala utilización del correo electrónico sería intentar coordinar eventos a través de él. Convocar una reunión o evento por correo electrónico fuerza a los asistentes a seguir hilos interminables con modificaciones, inconvenientes, planificaciones, información a tratar, consultas, ruegos, preguntas u opiniones de unos y de otros que en la mayoría de los casos no les afectan. Pero seguimos leyendo todos y cada uno de los correos únicamente para asegurarnos de que no dejamos de leer el correo exacto en el que se cambia la fecha, hora o lugar del evento. En estos casos, el uso de calendarios y notas compartidos sería una mejor opción, ya que cualquier modificación quedaría reflejada evitándonos el “ruido” de la organización del evento.
Luego están aquellos temas que deseamos consensuar con más gente y que también generan hilos interminables para tomar una sencilla decisión. En estos casos, una reunión o una multiconferencia sería más rápida y útil. Además, en la convocatoria se indicaría el tema a tratar y la duración de la misma, de esa forma todos los participantes estarían comprometidos exactamente el mismo tiempo y por el mismo motivo.
Por último están aquellos ilusos que se esfuerzan en coordinar o gestionar proyectos con el correo electrónico como plataforma de comunicación, sembrando los correos de destinatarios en copia (CC y CCO), para que cualquiera que tenga remotamente algo que ver con el proyecto esté al tanto de todas y cada una de las modificaciones que se hagan en éste (aunque no sean de su incumbencia directa). En este caso, hay herramientas mucho más preparadas para gestionar proyectos, como Asana o Trello, donde todo está contextualizado y las notificaciones llegan únicamente a las personas interesadas, pero quedan a disposición del resto para cualquier consulta.
Consejos para procesar tu correo
- Procesa el correo de forma que siempre realices alguna acción: eliminar, archivar, crear una tarea o incorporar a un proyecto. Evita el «marcar como no leído» y siempre que te sea posible intenta sacar la información o gestión fuera del programa de correo (deberías poder hacerlo en el 99% de los casos).
- Planifica las horas en las que abrirás el programa de correo o la página de tu correo-web e intenta pasar el mínimo tiempo posible en ella. Abre tu aplicación de correo, procesa la bandeja de entrada y cierra la aplicación cada vez. Al principio deberías ponerte también un tiempo límite y cumplirlo (alrededor de 15 minutos estaría bien). Esto desembocará en un montón de correos sin leer cuando suene la alarma y tengas que cerrar la aplicación, pero piensa que estás creando un hábito, y ello supondrá un pequeño esfuerzo y estrés inicial. Si cumples, poco a poco irás adquiriendo el hábito de “procesar” en vez de “gestionar” el correo, consiguiendo limpiar tu bandeja de entrada en menos de 10 minutos. Además, puedes crear accesos directos para “escribir un correo nuevo” (las herramientas offline como Outlook, Thunderbird o Mail tienen esa opción). En caso de utilizar correos WebMail (lo cual desaconsejo desde el punto de vista de la productividad), siempre puedes preparar tus correos (cuantos más mejor) en un Word offline y luego abrir la web, copiar y pegar los textos, enviar los correos y volver a cerrar la web.
- Crea tantas carpetas y etiquetas como necesites, pero cuantas menos mejor. Piensa que el final de todo correo siempre va a ser la papelera (tarde o temprano). Cuanto más tiempo pierdas organizándolo, más tardarás luego en encontrarlo para borrarlo.
- No uses el correo electrónico como almacén, el email es una herramienta de comunicación y aunque sea posible almacenar información, no es el lugar adecuado para ello. Guarda únicamente aquellos correos que sean necesarios para demostrar una interacción en el futuro. Los correos con información caducable o recurrente sácalos a una carpeta aparte y bórralos regularmente cuando hayan quedado obsoletos.
- Limpia la papelera a menudo, sin revisarla y sin mirar atrás. Al principio te costará (el ser humano es conservador y acumulador por naturaleza), pero si quieres empezar a tener menos estrés, será lo mejor. Llegado el caso es menos estresante asumir que no encontrarás jamás ese correo borrado y buscar soluciones alternativas, que perder horas de productividad buscando entre millones de correos.
- Crea reglas o filtros para evitar que la bandeja de entrada se llene, particularmente encuentro útil una regla para que aquellos correos en los que únicamente vamos en copia, se envíen a una carpeta específica que revisaremos sólo una vez al día. Otros correos que deben ir directamente a carpetas específicas sin pasar por el inbox deberían ser todos los que no necesiten respuesta (información, publicidad, etc.). Intenta que tu bandeja de entrada esté ocupada únicamente por aquellos correos que necesitan acción o respuesta inmediata por tu parte. Si tu sistema es bueno, menos del 10% de correos llegarán a tu bandeja de entrada.
- Utiliza el enviar/recibir en lugar de las notificaciones push (tanto en el ordenador como en el móvil o la tablet), de esa forma evitarás el efecto «whatsapp», en el que tras cruzar dos o tres mensajes seguidos te quedas esperando que el otro responda. También debes definir un horario de envío y procesado del correo. En mi caso nunca envío correos antes de las 9:00 ni después de las 19:00 (salvo que sea una urgencia justificada y, por supuesto, jamás esperando que dicho correo se atienda y mucho menos que se conteste).
- Si no utilizas el enviar/recibir manualmente, programa un retraso de todos tus correos enviados. Cuántas veces has enviado un correo y pocos segundos después te has dado cuenta de que se te ha olvidado añadir un anexo. Mejor incluso, cuántas veces has pulsado enviar y 15 minutos después te has arrepentido de haberlo hecho. Programa un envío diferido (de entre 20 y 30 minutos) de todos tus correos para evitar este tipo de situaciones.
Otras herramientas útiles
Además, con el fin de enviar los menos correos posibles y liberar nuestra bandeja de entrada de casi un 70% del correo diario, es interesante aprovechar todas las herramientas a nuestro alcance. En nuestro caso, para la gestión de proyectos utilizamos Trello y todas las labores de comunicación que antes hacíamos a través del correo electrónico las hacemos a través de Office 365. Outlook permite procesar el correo, manejar y compartir contactos fácilmente, gestionar las tareas propias y delegar otras sin perder en todo momento el control de las mismas. Además, es posible tener calendarios compartidos con consulta de disponibilidad instantánea, de esa forma, antes de convocar una reunión, se puede comprobar que todos los asistentes tienen hueco en sus agendas para poder asistir.
Para cada reunión creo un proyecto en OneNote donde adjunto toda la información pertinente, para que esté disponible para todos de forma simultánea y actualizada. Si necesito que alguien haga algo para dicha reunión, puedo lanzar una tarea desde el propio Outlook a esa persona, pero que yo puedo supervisar en todo momento. Las comunicaciones instantáneas son mucho más sencillas con Skype, que utilizamos tanto para llamadas de voz como para mensajería instantánea y, lo más importante de todo, puedo gestionar todas estas herramientas desde cualquier ordenador con conexión a Internet, mi móvil o mi tablet.
En cierta ocasión, para tomar una decisión necesitaba hablar con varios miembros del equipo, cuando fui a lanzar la reunión a través del calendario compartido, observé a través del aviso de disponibilidad de Skype que en ese mismo momento todos los asistentes estaban disponibles, un sencillo mensaje instantáneo: «¿tienes cinco minutos para hablar de una decisión que debemos consensuar?» y cinco minutos después, la decisión estaba tomada y era conocida por todos. Si el tiempo es dinero, ese día sin duda ahorré mucho dinero a mi empresa.
Foto: Ana Ramírez de Arellano