Corría el año 1956 cuando Massey-Ferguson, la industria mayor de Batavia, ciudad estadounidense situada en el estado de Nueva York, echó el cierre, dejando vacía una gran fábrica y elevando el nivel de desempleo de la zona a más del 20 por ciento. Entonces la familia Mancuso compró el edificio y mientras trataban de encontrar una compañía a la que alquilarlo, se les ocurrió la idea de dividirlo en partes más pequeñas para alquilarlas a nuevas empresas a las que podían ofrecer servicios de oficina compartidos, asistencia para obtener financiación y asesoramiento de tipo empresarial. Nacía así la que está considerada como primera incubadora de empresas de la historia. Por lo que se ve, uno de sus primeros inquilinos fue una incubadora de pollos, lo que originó la denominación de «incubadora de empresas».
Entre los principales miedos a los que suele enfrentarse cualquier emprendedor inexperto, destaca el de sentirse aislado una vez que lance su negocio al mercado. Desde el primer día tendrá que competir en un entorno que puede presentarse bastante hostil y, en esas circunstancias, no es extraño sentirse solo. Precisamente este miedo es el que intentan combatir las incubadoras de empresas, las cuales se dedican a apoyar el nacimiento y las etapas iniciales de las nuevas empresas, aportando un ambiente protegido en el que éstas pueden desarrollarse con mayor seguridad que si salen directamente al mercado. A las incubadoras hoy en día también se les conoce con otros nombres tales como viveros, semilleros de empresas o centros de promoción empresarial, y son promovidas tanto por entidades públicas (ayuntamientos, diputaciones, comunidades autónomas y otras administraciones públicas) como privadas (empresas).
Las incubadoras públicas, sin ánimo de lucro, tienen como principal fuente de ingresos los fondos públicos, y de forma subsidiaria, los ingresos que obtienen por el alquiler de espacios físicos, asesorías u organización de eventos de las empresas incubadas. En el caso de las privadas, además del cobro por sus servicios, suelen asumir un porcentaje de participación en las empresas que incuban, aunque no con la idea de convertirse en socios mayoritarios, sino para desinvertir en un futuro y conseguir un beneficio si la empresa prospera. En cualquier caso, el emprendedor que se acerque a una incubadora privada tiene que tener en cuenta que seguramente a cambio de la incubación le exigirá participar en su capital.
A pesar de que el proceso de incubación es flexible y cada incubadora se adapta a sus propias necesidades de funcionamiento, las tres etapas siguientes suelen ser las más comunes:
Preincubación
En esta fase en la que el emprendedor se dedica fundamentalmente a evaluar si su idea de negocio puede tener éxito o no en el mercado, la incubadora le ofrece servicios integrales para la elaboración, desarrollo y finalización del plan de negocio, que es el documento clave a completar durante la misma. Los servicios pueden consistir en el alquiler de espacio físico, el cual suele estar subvencionado, es decir, es más barato que en el mercado; la asesoría de expertos en la elaboración del plan de negocio o la información sobre ayudas y subvenciones y otros mecanismos de financiación. Muy importante para evitar el aislamiento del emprendedor que comentaba anteriormente, es el acceso a la red de contactos que la incubadora posibilita.
Incubación
Una vez que la empresa existe legalmente y comienza a competir en el mercado, la incubadora le ofrece servicios integrales dentro de su espacio protegido para guiarla en el proceso de implantación, operación y desarrollo. Servicios que pueden consistir en asesoría de tipo jurídico, fiscal, laboral, contable o técnica; seguimiento de resultados, o la posibilidad de utilizar recursos compartidos tales como servicios de seguridad, limpieza y mantenimiento, equipamientos o espacios comunes (salas de reuniones). A esto hay que añadir el uso de la red de contactos al igual que ocurre en la fase anterior.
Postincubación
Una vez que la empresa, siguiendo la metáfora de los pollos, abandona el nido y sale físicamente de la incubadora, ésta le ofrece servicios integrales para apoyar su seguimiento y supervivencia, entre los que figura, por ejemplo, la capacitación profesional. En este sentido, la incubadora sirve de punto de encuentro entre las empresas que han abandonado el espacio protegido y todas aquellas que siguen en las fases de preincubación e incubación, por lo que el networking sigue estando presente.