Los empleados pasan horas organizando y gestionando documentos. Esto incluye informes, presentaciones, documentos legales y otros archivos de carácter sensible. Más allá, la tarea no solo implica organizar y gestionar estos documentos, sino también asegurarse de que estén actualizados y disponibles para los miembros relevantes del equipo en todo momento.
Por lo tanto, es de vital importancia que los empleados tengan las herramientas y soluciones adecuadas para realizar esta tarea de manera efectiva y eficiente. Una forma de hacerlo es proporcionar capacitación adecuada y herramientas tecnológicas que permitan a los empleados gestionar y organizar los documentos de manera más fácil y rápida. Si los empleados dedican muchas horas a gestionar documentos, esto se traduce en un aumento de costes para la compañía e inversión de tiempo para el trabajador.
Automatizar los procesos de tu empresa es una manera de liberar el tiempo de tus empleados para que puedan concentrarse en otras tareas importantes. Esto les permite ser más eficientes y efectivos en sus trabajos. Además, al automatizar tus procesos, también se pueden reducir los errores humanos y mejorar la calidad de tus productos o servicios.
Asimismo, los archivos que los empleados manejan pueden llegar a abandonar el espacio seguro de la empresa cuando estos están visualizándose. Muchas de las filtraciones que se originan actualmente, comienzan cuando un empleado fotografía su PC. Además, en muchas ocasiones estos archivos abandonan el medio digital al ser impresos, aumentando las posibilidades de ser extraviados. Esto puede provocar multas por incumplimiento de la Ley de Protección de Datos o afectar la reputación de la entidad.
La alianza de iArchiva y shaadow.io
La solución a estos problemas se da con un gestor documental que además incluya la trazabilidad de esos documentos en el medio digital y físico. La alianza de iArchiva y shaadow.io proporciona todas estas ventajas y permite a tu empresa manejar todos sus documentos con toda tranquilidad.
iArchiva es una plataforma de gestión de procesos documentales diseñada para adaptarse a las necesidades específicas de su empresa. Gracias a su alianza con shaadow.io, los archivos gestionados están protegidos en todo momento. Con una amplia gama de módulos disponibles, desde proveedores hasta recursos humanos, permite a sus empleados gestionar documentos de manera efectiva y eficiente. Además, facilita la creación de flujos de trabajo personalizados que se adaptan a las necesidades de su empresa, lo que ahorra tiempo. Con iArchiva, sus empleados pueden gestionar grandes cantidades de documentos con un solo clic, lo que les permite centrarse en tareas más importantes y aumentar la productividad de la empresa en general.
Protección dentro y fuera de la plataforma
Es de vital importancia señalar que, a partir de ahora, shaadow.io ofrece una serie de características que pueden ser de gran utilidad para proteger tus documentos dentro y fuera de esta plataforma. Ahora tienes la oportunidad de marcar documentos sensibles a la hora de su visualización, de esta manera, puedes mitigar cualquier tipo de fuga de datos. Tus documentos estarán protegidos en el medio digital y una vez entren en el medio físico, cuando sean impresos o fotografiados, también podrás conocer el origen de esa información. En el caso de que estos documentos se filtren en los medios, el usuario que los visualice, podrá vincularlos con los archivos.
Gracias a esta alianza, tus documentos pueden ser rastreados y controlados de manera mucho más efectiva, lo que le permitirá a tu empresa tener un mayor control sobre ellos. Además, la alianza también te permite acceder a nuevas herramientas y tecnologías que te ayudarán a manejar tus documentos de manera más eficiente y a optimizar aún más tu flujo de trabajo. Con esta herramienta tendrás todo lo necesario para gestionar y proteger tus documentos en un mismo lugar, facilitando el trabajo a tus empleados y controlando todos los procesos.
Si quieres saber más sobre cómo tu empresa puede mejorar los procesos documentales, contáctanos a info@shaadow.io