¿Quién no se ha equivocado alguna vez al emitir una factura? Bien porque no se ha aplicado el IVA correspondiente, bien porque la retención del IRPF no era la correcta o porque, simplemente, se ha cobrado de más o de menos por un servicio o producto. Para subsanar estos errores existen las facturas rectificativas que, como su propio nombre indica, rectifican la factura original. Realmente, no es un proceso complejo, pero hay que saber cuándo y cómo utilizarlas y la normativa que las rige.
¿Cuándo estoy obligado a emitir una factura rectificativa?
No siempre que te equivocas estás obligado a emitir una factura rectificativa. Si te das cuenta en el momento, puedes cancelar la errónea y emitir otra con los datos correctos, pero imagina que te das cuenta en otro trimestre diferente al que se emitió la factura original. En este caso, ya has emitido otras facturas con numeración posterior y además has abonado el IVA correspondiente. Es en estos casos cuando estás obligado a emitir una factura rectificativa o factura de abono, como se la conocía antes de la entrada en vigor del Reglamento de Facturación.
En concreto, la factura de rectificación se emite cuando has cometido algún tipo de error en el contenido de la factura o cuando te devuelven mercancías. En este caso, las facturas rectificativas se emiten con signo negativo, puesto que indican devolución de mercancías.
En cuanto al plazo para presentarlas, la Agencia Tributaria marca que la rectificación se efectuará tan pronto se tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición, siempre que no hayan transcurrido cuatro años desde el momento en el que se devengó el impuesto.
¿Cómo se hace una factura rectificativa?
Tanto si eres autónomo como pyme, debes tener claro cuáles son los motivos que causan una factura rectificativa:
- Error en alguno de los datos profesionales que componen la factura original.
- Error en los importes indicados (tanto por defecto como por exceso), o el cliente te ha devuelto la mercancía.
- Tipo de IVA o de cuota de IRPF mal calculados o no ajustados a la tarifa correspondiente.
- Ausencia de algún dato importante en la factura original.
Hasta aquí, los motivos. Ahora, el procedimiento:
- Si lo que queremos es subsanar errores cometidos en la factura original, el primer paso es dejar claro a qué factura modifica, indicando su número y fecha.
- El motivo de la emisión y el detalle de la rectificación que se ha efectuado.
- Además, debe indicarse claramente que se trata de una factura rectificativa.
- Llevará una numeración diferente a la ordinaria de facturación. Normalmente, las facturas rectificativas llevan la letra R. Así, tu primera factura rectificativa tendrá la numeración R-1, la segunda R-2 y así sucesivamente.
Un ejemplo de encabezado y concepto de factura rectificativa sería el siguiente:
Factura Rectificativa nº R-1 Fecha de vencimiento: Fecha de emisión:
Concepto: Factura rectificativa de la factura 17 24/02/2018
El proceso se complica un poco cuando hay que rectificar importes o modificar el IVA de una factura.
Recalculando el IVA…
Cuando el error se debe a que el importe de la factura es incorrecto, tienes dos opciones:
- Indicar el importe que se ha de corregir en la factura rectificativa, que se tendrá que sumar o restar a la factura original, y de lo que resultará un abono, que podrá ser positivo o negativo.
- Indicar directamente el importe correcto.
En cuanto al IVA, existen otras dos opciones: o bien modificar o bien recuperar IVA.
- Imagínate que has calculado de forma errónea el IVA, entonces tendrás que emitir una factura rectificativa modificando las cuotas repercutidas del IVA.
- Pero puede darse el caso de que hayas emitido una factura a alguno de tus clientes, hayas pagado y declarado el IVA de las mismas y, sin embargo, nunca hayas llegado a cobrarla. En estos casos, se trata de recuperar el IVA de facturas impagadas.
¿Cómo se comunica a Hacienda una factura rectificativa?
Las facturas rectificativas se incluyen también en la declaración de impuestos del trimestre en curso. Una práctica que suele venir bien es revisar toda tu facturación en el cuarto trimestre fiscal, el correspondiente a los meses de octubre, noviembre y diciembre, para corregir todas las facturas erróneas que se hayan emitido.
Ten en cuenta, además, que en el modelo 303 debes reflejar la cuota rectificativa en las casillas 14 y 15 de la declaración de IVA que vayas a hacer.
Una comunicación aparte son las facturas rectificativas por impago, que se rigen por unas características y plazos diferentes y que utilizan las empresas o autónomos para solicitar la devolución del IVA ante el impago de un cliente. En estos casos lo más conveniente es ponerse en contacto con una gestoría o profesionales del sector para pedir asesoramiento sobre trámites y plazos relativos a dichas facturas.
En conclusión, si cometes errores en la emisión de facturas, no entres en pánico. Es bastante habitual, tan sólo debes conocer que existe un recurso llamado factura rectificativa.