Cuántas veces hemos escuchado en nuestros trabajos aquello de: “¿para cuándo lo necesitas?” y la respuesta más habitual es: “para ayer”.
En la actualidad, los tiempos de los que disponemos son menores que antes. Hoy vivimos en un mundo marcado por la rapidez en las respuestas y, como era de esperar, eso también influye en la presentación de nuestros trabajos.
Por ello, mantener una elevada productividad ha ido un paso más allá y ha vuelto necesaria la implementación de diferentes herramientas que mejoren nuestra organización y potencien nuestro rendimiento.
Es más, me atrevo a decir que la rapidez se ha convertido en la premisa básica para mejorar nuestra competitividad y tanto empresas como profesionales debemos intentar conseguirlo valiéndonos de los últimos adelantos tecnológicos.
Es aquí donde herramientas online o aplicaciones de gestión como Evernote pueden ayudarnos. Si necesitas inmediatez en tus respuestas profesionales, porque solo la rapidez ya no es suficiente, entonces será mejor que te plantees aprender a utilizarlas.
Primera aproximación a Evernote como agenda digital
A día de hoy, todavía son muchas las personas que desconocen esta app y son también muchas las que no saben utilizarla en su totalidad y sacarle el máximo aprovechamiento.
La cifra de usuarios tanto particulares como profesionales que utilizan Evernote en España superaba los 2,5 millones de usuarios el año pasado.
Afortunadamente, como revelan las estadísticas, también son cada vez más los profesionales que se apuntan a los beneficios que lleva asociados este bloc de notas digital.
Con el fin de convencerte de lo útil que es, a lo largo de este primer artículo vamos a enumerar y detallar las principales ventajas que obtendremos al usar Evernote y también veremos ejemplos concretos de cómo utilizarla en nuestro beneficio.
Ventajas de usar Evernote en nuestro día a día profesional
1. Es una herramienta online
¿Qué significa esto? Pues que el único requisito que necesitamos para acceder a todas las funciones de Evernote es tener una conexión a Internet y listo.
2. Es válida tanto para la web como para dispositivos móviles
Esto nos permite mantener siempre perfectamente sincronizados todos nuestros dispositivos, sin necesidad de tener que hacer copias o trasladar la información de uno a otro. Por ejemplo, si estamos en la oficina y creamos o modificamos una nota, solo tendríamos que hacer clic en sincronizar para que nuestro smartphone o tablet, también refleje esos cambios.
3. Universalidad y disponibilidad
Derivado de los dos puntos anteriores, y siempre que contemos con conexión a Internet, estemos donde estemos y a la hora que nos venga bien, nuestra agenda digital Evernote nos garantiza operatividad.
4. Facilidad de manejo
Llegar a controlar esta herramienta no es una tarea difícil, es decir, que no hay que ser un usuario avanzado para disfrutar de las ventajas que ofrece.
5. Total interconectividad para tu negocio
En este punto queremos destacar que nuestra agenda en Evernote nos permite no sólo acceder a nuestras notas y libretas, sino que podemos acceder a notas de grupos y compartir las nuestras con otros a través de distintos medios (correo electrónico, redes sociales, etc.). ¿Te imaginas estar en una reunión y tener actualizada al momento la información necesaria para presentar a tus clientes porque tu equipo de trabajo la está poniendo al día en tiempo real? Pues con Evernote esto es posible. Tus colaboradores o compañeros de trabajo actualizan datos que te llegan al momento con sólo hacer clic en sincronizar.
6. Totalmente personalizable
La creación de notas, libretas, etiquetas y demás se hará en función de lo que necesitemos y de lo que nos aporte mayor utilidad.
7. Facilita enormemente nuestra planificación
Para ello podemos valernos del uso de plantillas prediseñadas, de la programación de recordatorios, de la creación de calendarios, de la sincronización de datos, etc.
8. Ahorro de costes en material de oficina
Nos permite realizar un importante ahorro, no sólo en costes de material de oficina, sino también en espacio para almacenar todo este tipo de material. También nos gustaría señalar como una ventaja que el acceso a la información no requiere «bucear» en archivos imposibles de descifrar.
9. Aumenta la productividad
Opciones como los enlaces de notas y las anteriormente mencionadas hacen que la productividad de los profesionales que la utilizan en su día a día aumente.
10. Herramienta muy popular
Tal y como hemos mencionado al principio del post, cada vez somos más los usuarios activos de Evernote. El que la red de usuarios de esta herramienta crezca a muy buen ritmo nos beneficia a todos, porque ello hace que su evolución y desarrollo sean constantes.
11. Nos ayuda a ser más ecológicos
Esta app lleva asociada una muy buena imagen de marca en cuanto a políticas medioambientales. Además, recordemos que con su uso se ahorra una cantidad impresionante de papel y gracias a ello no se destruyen árboles, por ejemplo.
Algunos ejemplos de su uso
- En la oficina para acceder a nuestras notas privadas o grupales.
- En una reunión con clientes para acceder a datos corporativos.
- Como manual de instrucciones de nuestros productos.
- Como agenda online para apuntar ideas, sugerencias e incluso quejas.
- Para crear notas de control de gastos (de viajes, domésticos…).
- En el supermercado para acceder a la lista de la compra.
- En un viaje para apuntar datos que hay que recordar sobre un lugar que nos ha encantado (pudiendo incluso adjuntar nuestras fotos, vídeos y otros archivos).
- Como alarma de recordatorio de reuniones, citas o fechas importantes (¿Sabías que hay usuarios que utilizan Evernote para crear un recordatorio de las citas médicas o de las pastillas que han de tomar?).
- Además, dispone de algunas otras funciones de productividad empresarial avanzada (de las que hablaremos en un futuro post).
¿Qué otros ejemplos prácticos se os ocurren? Después de esta primera introducción a las ventajas de Evernote, os invito a profundizar en la herramienta en próximos artículos, que publicaremos en breve. En ellos aprenderemos a diseñar nuestras libretas y notas y a conocer todas sus funciones y algunos trucos para un mejor uso… ¿Os animáis?
Foto: pixabay