Este verano he leído con mucha atención un artículo publicado en HBR sobre el buen uso del lenguaje y la corrección gramatical. No debo haber sido el único: el post cuenta con más de 3.000 comentarios hasta la fecha. Estoy convencido de que una buena redacción abre puertas y que se puede trabajar una presentación, los textos de la web corporativa, una memoria, un artículo, un plan de negocio o cualquier documento escrito. Por supuesto, también un currículo se puede mejorar. Según Adecco, cuatro de cada cinco candidatos son descartados por falta de información o por mala redacción.
Hay tres razones poderosas para escribir bien:
- Genera credibilidad: una mala redacción indica de antemano un cierto grado de desconocimiento del producto o servicio que se ofrece. Todos hemos visto ofertas comerciales y publicitarias con errores gramaticales. En mi caso, van directamente a la basura, véase:
- Demuestra coherencia y orientación al detalle. Si una empresa no revisa sus correos electrónicos antes de enviarlos o incluye errores en su catálogo, ¿cómo puedo creer que miman hasta el último detalle de su producto? Muchos clientes nos fijamos en estos pequeños gestos.
Piensa en la audiencia a la que te diriges (generalista, especializada), el medio que vas a emplear (prensa, radio, Internet, folleto comercial) y el mensaje (publicidad, información corporativa, venta directa). Con estas mimbres, puedes construir bien los mensajes. Aquí te dejo mis recomendaciones para redactar bien documentos de empresa. ¿Qué otras ideas se te ocurren?
- Sé directo. Piensa en tu tiempo y en el de tus lectores. La claridad es una virtud. Los textos tienen que ser claros, concisos y accesibles al público general. Evita los giros y las metáforas. Utiliza preferentemente las frases cortas y evita las subordinadas. Las negaciones y las dobles negaciones dificultan la comprensión del texto.
- Sigue la primera regla de la gramática: sujeto + verbo + predicado. Procura que cada párrafo desarrolle solo una idea. Facilita la comprensión de un texto, sobre todo cuando se lee en la pantalla.
- Responde a las preguntas clave: Quién, qué, cómo, dónde, cuándo y por qué. Confirma que cada texto incluye la información esencial y el detalle de los datos. Si no, tendrás que enviar un segundo documento o recibir llamadas para aclarar los detalles. Esto sucede más habitualmente de lo que pensamos.
- Emplea un lenguaje profesional. No abuses de los tecnicismos y evita la jerga o las palabras de moda. Acaban por no significar nada para quien está leyendo un texto. Puedes repasar qué palabras se han usado más en Linkedin. Si quieres diferenciarte, no insistas en que tu empresa es dinámica, creativa o innovadora.
- Utiliza un idioma y respétalo como norma general. Algunas palabras y siglas tienen connotaciones muy precisas en otras lenguas (SEO, lobby o marketing), pero a menudo podemos encontrar un sinónimo. El abuso de neologismos cansa.
- Deja reposar el texto. No envíes lo primero que se te ocurra. Escribe el documento. Mándaselo a un amigo y que lo lea. Él verá errores que se nos escaparon. Mejor editar antes que tener que corregir un folleto ya editado.
- Utiliza una plantilla. Las notas de prensa siempre llevan la misma firma. Trata de mantenerte fiel a un estilo y un modelo. Evitarás errores y tener que repasar la firma o el encabezado cada vez que envías un documento.
- El medio es el mensaje. Piensa en qué formato va a ser leído tu mensaje. Si es un folleto comercial, puedes extenderte más. Si es en papel, puedes apostar por un diseño y una familia tipográfica u otra. Si esperas que se lea en un smartphone, tienes que ser directo. Cada medio requiere un estilo propio.
- Simplifica el formato. Las negritas, el subrayado, las cursivas, las mayúsculas o el WordArt aportan poco valor al lector. Piensa qué idea quieres resaltar y hazlo. No hace falta que emplees siete colores.
- Contrata servicios profesionales. La redacción y la edición de un texto no es un servicio caro. Considéralo una inversión más para reforzar tu imagen. Seguro que hay periodistas especializados en tu actividad económica que pueden revisar el texto y dotarlo de un cierto valor añadido.
Foto @pasukaru76, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0