La comunicación organizacional es un proceso que ocurre en cualquier tipo de empresa. Consiste en transmitir información a sus audiencias internas y externas y retroalimentarse de sus respuestas y reacciones. Su objetivo principal es mejorar la relación entre los públicos y la organización. Por otra parte, la comunicación es la herramienta que facilita el posicionamiento en el mercado. Por esta razón, es necesario realizar un buen diagnóstico de las comunicaciones para poder llevar a cabo una buena gestión de éstas tanto a nivel interno como externo.
¿Qué es el diagnóstico de las comunicaciones corporativas?
Antes de iniciar el proceso de elaboración, es importante conocer dos definiciones sobre qué es el diagnóstico de las comunicaciones:
Según Priteto (1999), el diagnóstico de comunicaciones: “Es una herramienta para evaluar las prácticas sociales, orientadas a tener un conocimiento sistemático sobre ellas, para reconocer fortalezas y debilidades a retomar en la planificación; acciones destinadas a generar modificaciones en la comunicación que ayuden a producir cambios positivos en el grupo, la comunidad o la institución”.
Mientras que para Rivera (2007) esta acción “Es un procedimiento que se realiza para evaluar la eficiencia de los sistemas de comunicación interna de una empresa. Analiza los canales, emisores, contenidos e impacto de la comunicación en la organización”.
En síntesis, el diagnóstico de las comunicaciones en una empresa es un procedimiento utilizado para evaluar el estado actual de los procesos comunicativos tanto a nivel interno como externo y su impacto sobre los públicos. Sirve para identificar fortalezas y oportunidades de mejora con el fin de optimizar los procesos, canales y mensajes con el fin de alcanzar una comunicación efectiva.
Paso a paso: cómo realizar un diagnóstico de las comunicaciones corporativas
Paso 1: aplicar diferentes metodologías para obtener un diagnóstico
Para iniciar con el diagnóstico, se debe realizar una documentación empleando metodologías cualitativas y cuantitativas. Esto con el objetivo de conocer las opiniones de sus colaboradores para describir la empresa de la que forma parte. De esta manera, podrá conocerla a partir de diferentes perspectivas. Además, podrá comprender la realidad organizacional y comunicacional que se vive en ese lugar.
Se recomienda hacer entrevistas individuales, análisis documental, encuestas, y demás instrumentos de investigación, según las necesidades. Aplique todos los elementos de investigación que considere necesarios para acceder a toda la información.
Paso 2: análisis de la comunicación interna y externa
Después de haber realizado una investigación sobre la comunicación dentro de su empresa, deberá realizar un análisis de:
- Las personas más vinculadas a la comunicación dentro de su empresa.
- Percepción de las funciones y la imagen corporativa por parte de todos los integrantes.
- Las relaciones entre los distintos grupos que conforman la organización.
- Los mensajes transmitidos por parte de la empresa.
- Los medios o canales de comunicación que se utilizan para transmitir mensajes.
- El público objetivo.
- Las características organizacionales.
- El producto o servicio que desea dar a conocer.
“A partir de la información y los análisis, determinamos los requerimientos de comunicación de la empresa según el tipo de organización y su cultura. De esta manera, sentamos las bases para lograr una comunicación efectiva, transversal, que redunda en un incremento de la productividad” (Animó coaching y comunicación).
Paso 3: realizar una matriz FODA o DOFA
Para el diagnóstico es necesario aplicar la matriz FODA o DOFA: de esta manera, se resume toda la información obtenida en los pasos anteriores.
Estos son los elementos que se deben añadir en la síntesis:
- Fortalezas
- Oportunidades
- Debilidades
- Amenazas que presentan los tipos de comunicación
Paso 4: aplicar nuevas herramientas de comunicación.
Una vez obtenido el diagnóstico e identificados los puntos fuertes y débiles,se debe implementar un nuevo plan estratégico para mejorar la comunicación corporativa. Este plan debe incluir estrategias que permitan replantear los procesos que se deben mejorar y potenciar los que han funcionado bien. De esta manera, aumentará la productividad de su empresa. Para realizar un plan estratégico de comunicaciones que sea efectivo, es importante tomar en cuenta las siguientes formas de comunicación:
- Eventos empresariales
- Reuniones
- Tablón de anuncios
- Redes sociales
- Buzón de sugerencias
- Videoconferencias
- Manuales de trabajo para los colaboradores
- Encuestas para conocer opiniones
- Grupos de WhatsApp
Al tener en cuenta todos estos puntos en el plan estratégico, obtendrá los mejores resultados. La comunicación corporativa será mucho más efectiva y, por ende, crecerá su empresa con éxito. Al mejorar la comunicación interna, también mejorará la externa: sus mensajes llegarán de manera inmediata y rápida a su público objetivo. Cuantos más elementos comunicacionales se trabajen, mucho mejor, ¡este es el último paso y el más importante! Ahora que conoce la importancia de llevar a cabo un diagnóstico de las comunicaciones en una organización, no dude en empezar a implementar estos consejos y llevar su empresa al siguiente nivel.