A pesar de que Microsoft Excel es la única herramienta de inteligencia de negocio que utiliza la gran mayoría de las pymes españolas, no deja de sorprenderme el uso tan pobre que buena parte de las mismas hace de las hojas de cálculo.
Herramienta flexible donde las haya, Excel no merece una utilización limitada a los grandes clásicos, como tablas puras y duras y algún gráfico como los archiconocidos “quesos”, barras o columnas.
Hoy no entraré en aspectos fundamentales de Excel como la construcción de modelos de datos sólidos, su aplicación en tablas dinámicas o el análisis estadístico. Me centraré en los gráficos, que son la clave para comunicar la información numérica de un modo más sencillo y efectivo, fundamentalmente en cuatro que se salen del menú habitual:
1. Gráfico de radar
Este gráfico también es conocido como “gráfico radial” o “gráfico de araña”. Tiene un eje separado para cada categoría que se extiende hacia afuera desde el centro; el valor de cada punto de datos se refleja en el correspondiente eje.
Os he preparado un ejemplo bastante sencillo donde hablamos de tres líneas de ropa deportiva: baño, esquí y para correr. Se pueden apreciar de un modo simultáneo las ventas de las tres líneas y su distinta estacionalidad.
2. Gráfico de dispersión
Todavía hay quien los llama “gráficos XY” (en inglés se conocen como scatter charts) y se usan para mostrar la relación entre dos variables sobre los ejes de coordenadas XY.
En este ejemplo podemos ver su aplicación al análisis del rendimiento de una fuerza de ventas, en concreto de la relación entre el número de visitas y el número de ventas (operaciones cerradas). Adicionalmente he incorporado una línea de regresión que nos ayuda a identificar valores atípicos como el correspondiente al mes de mayo, donde las ventas son muy inferiores a lo esperado.
3. Gráfico de burbuja
Lo mejor es pensar en este tipo de gráfico como en un gráfico de dispersión que pudiese mostrar series adicionales de datos, que son representados por medio del tamaño de las burbujas.
Como en el caso de los diagramas de dispersión, ambos ejes corresponden a valores, ya que no hay un eje de “categorías”.
Como ejemplo de un gráfico de burbuja os propongo un caso relativo a un programa de incentivos para la fuerza de ventas de una empresa en la que:
- El valor horizontal muestra las ventas acumuladas de los distintos comerciales a la fecha de su ingreso en el programa de incentivos.
- El valor vertical muestra el tiempo que lleva el comercial en el programa expresado en semanas.
- El tamaño de las burbujas representa las ventas adicionales generadas por el programa de incentivos sobre lo originalmente presupuestado.
Este es un tipo de gráfico que a veces se desecha por ser “demasiado complicado”, pero si observamos el ejemplo, vemos cómo el programa se desarrolla conforme a lo esperado con los dos comerciales que ya llevan doce semanas en el programa logrando las mayores ventas adicionales.
Nos permite ver de un solo vistazo las tendencias en la evolución del programa de un modo más rápido e intuitivo que a través de un análisis numérico con una tabla.
4. Minigráficos (minicharts)
Fue una de las novedades de Excel 2010. Son pequeños gráficos de línea, columna y pérdida / ganancia, muy útiles para “resumir” series numéricas y llamar la atención sobre tendencias o resultados fuera de lo esperado.
Retomando el ejemplo del gráfico anterior, aquí tenemos una tabla con el desglose de las ventas iniciales de los comerciales que participan en el programa de incentivos, en la columna “Tendencia” podemos ver los minigráficos:
Si nos fijamos en el minigráfico correspondiente al total de las ventas, podemos ver que éstas, tras haber caído con fuerza los primeros tres meses, se han estabilizado a niveles mucho más bajos de los de comienzos del año. Asimismo, se aprecia la necesidad del programa de incentivos, ya que a pesar de la incorporación de dos comerciales en abril las ventas totales no remontaban.
Espero que estos ejemplos os animen a ir un poco más allá a la hora de utilizar las capacidades gráficas de Excel.
Nota: para estos ejemplos he utilizado Microsoft Excel 2010, con una licencia de uso no comercial. No tienen apenas dificultad, aunque ante cualquier duda se puede consultar la ayuda de Office o cualquiera de las muchas webs dedicadas a las hojas de cálculo.
Imagen principal @kevin dooley distribuída con licencia Creative Commons BY 2.0.