Una de las opciones de las que dispone Google Docs en cuanto a creación de nuevos documentos es la de crear un formulario. En principio no sería algo demasiado especial, si no fuera por dos aspectos que lo destacan del resto de herramientas habituales:
- El formulario se puede publicar online o insertar en una página web con un par de clics.
- Los datos que se introduzcan en el formulario irán directamente a una hoja de cálculo de Google Docs.
Estas características hacen de los formularios creados con Google Docs una herramienta muy flexible y sencilla, para poder gestionar la interacción con otros usuarios a través de Internet; cómo no, podemos aplicar esta lógica a nuestro negocio y utilizar esta herramienta para gestionar la interacción con nuestros clientes.
Para empezar, veamos cómo generar un sencillo formulario de contacto para nuestra página web, que nos sirva para poder recibir y gestionar mínimamente las interacciones que nuestros clientes quieran hacernos llegar a través de este sistema de comunicación:
Como se puede ver en el vídeo, la creación del formulario se basa en ir seleccionando los tipos de campos que queremos que contenga el formulario (texto, una lista de valores, imágenes, etcétera) y cómo queremos que se introduzca la información en estos campos (con casillas de verificación, con respuestas tipo test, etc.).
Una vez creado el formulario, se puede generar un enlace para compartirlo o distribuirlo (por supuesto también directamente a través de las redes sociales) y las comunicaciones que nos remitan nuestros clientes quedarán completamente integradas en una hoja de cálculo, de manera que podamos gestionarlas de forma más sencilla en caso de que el número de comunicaciones aumente.
Además de las características principales comentadas al inicio, los formularios creados con Google Docs se pueden “desactivar”, de manera que no permitan recibir más comunicaciones, seleccionando la opción “Se aceptan respuestas”, que se encuentra visible en la barra superior. Si hacemos clic en esta opción, cambiará automáticamente a “No se aceptan respuestas” y nos ofrecerá un mensaje informativo indicando que el formulario está desactivado.
Otra de las posibilidades que tenemos es la de dirigir las comunicaciones que se vayan registrando desde el formulario hacia hojas de cálculo ya existentes. Podemos utilizar esta funcionalidad, combinada con la creación de los formularios adecuados, para realizar recogidas de datos (para un estudio de mercado, por ejemplo) que deseemos tratar dentro de una de nuestras hojas de cálculo. Podríamos aplicar también, de esta misma forma, los formularios de Google Docs para realizar pequeñas encuestas internas que no requieran una herramienta específica ni la inversión correspondiente.
Integrar el formulario en nuestra página web no es complicado. Como ocurre, por ejemplo, con los vídeos de YouTube o los mapas de Google Maps, el propio sistema genera el código HTML necesario para que podamos incluirlo. Para ver el código HTML, una vez hayamos acabado de diseñar completamente el formulario (aunque se puede editar a posteriori si es necesario) seleccionamos la opción “Enviar formulario” de la parte superior derecha y, en la pantalla que aparece, pulsamos sobre “Incrustar” y aparecerá el código, que simplemente tenemos que copiar y pegar en la parte de nuestra página web en la que queramos que aparezca.
Por supuesto, se puede añadir complejidad a los formularios mediante la creación de scripts o redirigiendo al usuario hacia diferentes apartados o preguntas en función de sus respuestas o comentarios previos. También se pueden elaborar formularios más completos haciendo uso de los diferentes tipos de campos disponibles.
Foto: Kinologik