La contabilidad es una técnica que produce información sobre la realidad económica y financiera de una empresa, con el objeto de permitir el análisis y la toma de decisiones a sus usuarios. Desde el punto de vista de la información que suministra, puede distinguirse entre contabilidad financiera o externa y contabilidad de costes, analítica o interna.
La contabilidad financiera proporciona información sobre la situación financiera de la empresa mediante el reflejo de su estado patrimonial, sus resultados y los cambios en ambas magnitudes. Se destina a terceros con los que se relaciona la compañía, como clientes o Hacienda, y a sus propios componentes internos, como accionistas o directivos. Es común y obligatoria para todas las empresas y debe elaborarse de acuerdo con la normativa contable vigente, materializándose en los denominados estados contables, principalmente en el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria.
Por su parte, la contabilidad de costes proporciona información que afecta a la actividad desarrollada por la empresa interesando únicamente a sus estamentos internos. Es voluntaria, de tal modo que cada compañía debe definir e implantar la contabilidad de costes que más se ajuste a sus características y necesidades.
Muchas pymes ven la contabilidad como un mero requisito legal, por lo que se centran en elaborar los estados contables exigidos por la contabilidad financiera con el objeto principal de no tener problemas con Hacienda y el Registro Mercantil. No obstante, olvidan la capacidad de ayuda en la gestión que puede proporcionarles la contabilidad de costes, la cual suelen identificar con un sistema de información reservado a grandes empresas, algo que no tiene por qué ser así. Si la contabilidad financiera se centra en las transacciones que la empresa realiza con terceros, la de costes trata de explicar cómo se ha llegado al resultado final, analizando dónde se ha generado cada porción de este y en qué cuantía, información que puede ser muy útil y necesaria, sobre todo, en pymes industriales (aquellas que compran materias primas que transforman a través de un proceso productivo) que alcancen cierta dimensión. En este sentido, la contabilidad de costes permite:
- Conocer los costes de las diferentes fases en las que se divida el proceso productivo y de los bienes o servicios que se comercializan.
- Obtener información útil para planificar y realizar el control interno.
- Valorar de forma correcta los inventarios de existencias en almacén, ayudando a la contabilidad financiera a determinar el resultado final del ejercicio.
- Ofrecer información para la toma de decisiones de gestión, como fijar los precios de los bienes y servicios comercializados o abandonar la producción de una línea que no es rentable.
Como se puede intuir, y aunque desde un punto de vista formal se hayan de confeccionar de forma separada puesto que presentan objetivos y características distintas, las contabilidades financiera y de costes habrán de intercambiarse información. Por ejemplo, la primera se servirá de los datos de la segunda para determinar correctamente los inventarios de existencias, mientras que la de costes necesitará los datos de gasto que proporciona la financiera.
La principal dificultad que te puedes encontrar si decides montar un sistema de contabilidad de costes en tu empresa es no saber por dónde empezar. En este caso, no dispondrás de una normativa de referencia como ocurre con el Plan General de Contabilidad (PGC) que regula la contabilidad financiera, por lo que las cifras manejadas en la contabilidad de costes dependerán de los criterios económicos adoptados, pudiendo ocurrir que obtengas resultados diferentes, igual de válidos, en función de que elijas uno u otro sistema de cálculo de costes. Fundamentalmente existen los dos siguientes:
Sistema de coste completo o full costing
Valora la producción del periodo incorporando todos los costes directos (aquellos que tomados una unidad de referencia se pueden asignar directamente a ella) e indirectos (aquellos que tomada esa misma unidad de referencia no se pueden asignar directamente a ella) que han intervenido en su obtención. Por ejemplo, en una fábrica de muebles de madera en la que la unidad de referencia elegida sea el mueble, directos serían la madera utilizada y el coste del operario que lo fabrica, e indirectos, la energía consumida y el coste del personal de limpieza. Es un sistema que te podrá servir al valorar inventarios o cuando realices un análisis general de tu cuenta de resultados.
Sistema de coste variable o direct costing
Valora la producción del período incorporando solo los costes variables (aquellos que evolucionan en proporción al volumen de producción) que han intervenido en su obtención, por ejemplo, las materias primas consumidas. Es un método útil para tomar decisiones sobre fijación de precios, supresión de líneas de producto u obtención del punto muerto (nivel de ventas donde la empresa cubre con los ingresos la totalidad de sus costes).