El reciente anuncio del Consumer Electronic Show (CES), el evento de informática más importante del planeta, de realizarse solo en forma digital lo confirma: los eventos virtuales son el nuevo estándar.
Aunque el CES se realizará en enero próximo es el remate para un año donde los eventos virtuales 3D, conferencias, trade shows, lanzamientos, etc, alcanzaron el máximo protagonismo.
Incluso sucesos tan esperados como la conferencia global de desarrolladores de Apple (WDWC) siguió la misma tendencia. Colombia no fue ajena a este fenómeno, shows tan esperados como Campus Party y Andicom también fueron o serán virtuales.
Aunque los eventos virtuales parecen recientes, la verdad es que comenzaron a hacerse desde 1993 con un crecimiento notable a finales de la primera década de este siglo. Pero fue hasta que llegó el covid-19 que los eventos virtuales han comenzado a ser el estándar.
No es una tarea fácil
Al tener que ahorrarse los costos logísticos de hoteles, viajes, impulsadores, entre otros, algunos han llegado a pensar que los eventos virtuales son una bendición e incluso que son más fáciles de hacer que los presenciales, pero la realidad es otra.
Los eventos virtuales requieren de una planeación y logística tan detallada como los físicos, incluso más porque el riesgo de perder la audiencia se multiplica. Las posibilidades de distracción de un espectador virtual van desde las risas de los vecinos hasta los videos gatunos de YouTube.
Por supuesto, los eventos virtuales no podrán reemplazar totalmente la experiencia de un evento presencial, -el networking por ejemplo-, pero si podrán cumplir con la mayoría de las expectativas si son planeados de forma cuidadosa.
A continuación, algunas preguntas que debe hacerse para comenzar a diseñar su evento:
- ¿Es un evento pago o gratuito? Empiece pensando en su audiencia, cuánto más los conozca más podrá diseñar un evento acorde a sus gustos y necesidades.
- ¿Qué pretende hacer con evento? …capacitar, entrevistas en vivo de líderes empresariales, motivar sus empleados, entretener a su audiencia, vender…
- ¿Qué información pretende obtener el del evento? ¿Cuáles son los KPI?
- ¿Cómo va involucrar a sus patrocinadores, proveedores, socios de negocios?
- ¿Qué material va a mostrar? ¿Se trata de un evento realizado en vivo, compuesto solo con elementos pregrabados, o mixto?
- ¿Cómo va a gestionar el registro e “ingreso” del evento?
- ¿Cómo va a promoverlo?
Ante la duda asesórese de expertos
Es importante recalcar que si no tiene experiencia en eventos virtuales asesórese, existen varias alternativas en plataformas para este nicho, cada cual con sus fortalezas y debilidades, algunas son: Accelevents, vFairs, Adobe Connect, GoToWebinar, ExpoPlatform, y Cisco Webex, entre otros.
Por último, es importante que tenga en cuenta que no importa cuán preparado esté siempre van a haber imprevistos, si los hay en eventos presenciales, los habrá en formato digital, es una regla de oro. Lo importante es qué esté preparado y tenga un plan B en caso de problemas.