Es común que en las grandes compañías haya un departamento específico encargado de la comunicación interna de la empresa. Sin embargo, en las pequeñas y medianas empresas, no es habitual encontrar uno. Pero eso no significa que la comunicación interna de la empresa no tenga relevancia. La tiene y mucho. Por eso, hay que intentar gestionarla de la mejor forma posible.
¿Qué se consigue con una buena comunicación interna? Sin duda, su principal función es mejorar el clima laboral y mejorar la productividad de los empleados, claves para conseguir unos buenos resultados económicos.
Y entre los principales objetivos de la comunicación interna destacan:
- Facilitar la información: que circule a través de un canal adecuado para que llegue a las personas indicadas.
- Transmitir a todo el equipo un mismo mensaje: comunicar a todos cuál es la filosofía, valores y misión de la compañía.
- Mantener informado a los trabajadores de los logros.
- Permitir que los mandos inferiores puedan ofrecer propuestas, responder y dar su opinión a los altos mandos.
Pautas para mejorar la comunicación interna
1. Ser transparente
No hay algo peor en una empresa que los chismorreos y los rumores. Así que para evitar esto, intenta ser lo más transparente que puedas a la hora de tomar decisiones.
2. Enviar boletines de noticias para informar de las novedades
El boletín informativo o newsletter puede ser digital o en papel. Se trata de una especie de revista o folleto que incluye datos de la empresa y de los empleados, además de ofrecer buenas noticias como ascensos o contrataciones, e incluso no tan buenas. También puede haber alguna entrevista a alguien de la empresa o algún testimonio para reflejar un dato importante.
¿Quién se encarga de elaborar este boletín? Puede ser el departamento de Marketing, de Recursos Humanos o incluso el dueño de la empresa cuando se trata de negocios de menor tamaño.
3. Enviar correos electrónicos
Es probable que pienses que un boletín es para empresas de mayor tamaño. Pero si tu empresa es pequeña, ¿qué otras opciones tienes? Un canal que nos permite estar al corriente de todo lo que pasa en la empresa es el correo electrónico. Es muy efectivo y práctico.
4. Tablón de anuncios
Es el método más tradicional y sencillo, pero sigue teniendo la misma eficacia. Colocar un cartel en un tablón de anuncios en una zona visible para todos es una buena táctica para hacerles llegar el mensaje.
El tipo de información que podemos ver en un tablón de anuncio es variado: desde un cumpleaños, la llegada de nuevos empleados que acaban de contratar, celebraciones de empresa o cualquier dato informal. Además, los propios empleados tienen la libertad de hacer sus propios anuncios y añadirlos.
5. Reuniones puntuales o videoconferencias
Las reuniones son efectivas cuando están planificadas, preparadas con tiempo y cuando son productivas. En caso contrario, te robarán tiempo a ti y a tus empleados.
Por tanto, convoca una reunión cuando tengas algo importante que decir, cuando tengas que tomar una decisión o para coordinar tareas y delegar funciones. Pero piensa, primero, si eso puedes comunicarlo por otra vía.
En ocasiones, puedes evitar mover a todo tu equipo a una reunión, ya que puede suponer una distracción para ellos. Siempre está la opción de la videollamada. Solo se necesita conexión a Internet. Te ahorrará tiempo y dinero. Además, ya no tendrás que desplazarte, ni realizar gastos extras (almuerzos, gasolina, etc.).
6. Intranet y redes sociales internas
Para disponer de una Intranet, necesitas invertir en infraestructura, pero es muy económico y sencillo de instalar. Lo que destaca de la Intranet es su instantaneidad. Si compartes cualquier material o una base de datos, al momento se hace visible para el resto de personas que están dentro.
Últimamente han cobrado importancia las redes sociales internas, como BuddyPress, Yammer o Commons. Y es que los medios sociales no podían quedarse solo en un plano social, también han llegado al terreno profesional. En este sentido, numerosos estudios apuntan a que el trabajador es un 25 % más productivo si hace uso de una red social interna.
En ellas, los empleados comparten información, contenidos interesantes e intercambian posturas. Esto claramente hace más transparente la comunicación entre los empleados, y es una oportunidad extra para que a otros usuarios les llegue este conocimiento.
7. Buzón de sugerencias
Con este medio, los altos mandos pueden conocer las opiniones y propuestas de sus empleados en cuanto a condiciones de contrato, salario emocional, normas, o cualquier tema que consideren oportuno.
Y tú, ¿cómo calificarías la comunicación interna de tu empresa? ¿Qué métodos utilizarías para mejorarla?