¿Cuántas herramientas y plataformas utilizamos al cabo del día para hacer nuestro trabajo? Según algunos informes, unas diez diferentes.
Abres tu bandeja de correo electrónico, tus redes sociales, tu programa de facturación, te vas al gestor de relaciones con proveedores/clientes, lo dejas abierto para ver cómo han respondido a la última newsletter que enviaste para promocionar tus productos y ya de paso compruebas en tu plataforma de ecommerce cómo, quién y cuándo se han cargado los pedidos.
Pasar de aplicación en aplicación en el trabajo cuesta al 69% de los trabajadores, de media, unos 60 minutos al día. Son las denominadas distracciones tecnológicas.
Recuperar el hilo después de estos lapsus puede llevar de media unos 23 minutos. Se pierde tiempo, pero, sobre todo, perdemos productividad. ¿Y si utilizáramos plataformas que integraran estos programas? Para automatizar tareas, conectar herramientas unas con otras, agendar reuniones, gestionar leads… Todo esto se consigue con Zapier.
Qué es Zapier
En el mercado hay muchas herramientas para gestionar flujos de trabajo, pero encontrar una que combine gestión, automatización e integración entre programas es más complicado. Pero Zapier lo tiene.
Esta plataforma conecta herramientas entre sí. Actúa como si fuera un enlace entre ellas, a través de las APIS (Applications Programme Interfaces). Para simplificarlo y que sea más comprensible, Zapier conecta el software de distintos programas para que se comuniquen entre ellos.
Y, a partir de ahí, se hace la magia: poder crear automatizaciones entre varios programas. Por ejemplo, cada vez que crees un post en tu WordPress que se genere de manera automática una publicación en tu página de Facebook.
Tiene una versión gratuita y otra de pago. Para comenzar a crear tus flujos de trabajo, la versión sin coste puede servirte. Si quieres automatizaciones más complejas, deberás adquirir la versión de pago. Con la opción más básica, 20$ al mes, tendrás acceso a algunas de las automatizaciones más demandadas, como Facebook Lead Ads.
Cómo funciona Zapier
Lo primero que tienes que hacer es crearte una cuenta. Basta con poner tu correo electrónico y una contraseña, y después hacer clic en “Get Started Free”.
Hecho el proceso de registro, debes familiarizarte con su panel de administración. Esta herramienta trabaja con zaps y triggers. Aunque la interfaz está en inglés, es muy intuitiva.
Zap es cada tarea que quieres automatizar y trigger es el “disparador”, la condición que desencadena la secuencia. Por ejemplo, cada vez que recojas un lead en tus campañas de Facebook Ads, añadirlo automáticamente a tu lista de suscriptores en MailChimp (o cualquier otra plataforma de email marketing que utilices).
En este caso, zap sería la conexión entre Facebook Ads y MailChimp; y trigger, la acción que has definido.
En realidad, es mucho más que eso. Si no utilizaras automatismos parecidos a este, tendrías que ir a herramientas de publicación de tu página de Facebook donde has hecho la promoción, descargarte los leads recogidos y subirlos a tu plataforma de email marketing.
Si tienes pocos leads, podrás subirlos a mano, pero si tienes muchos, tendrás que hacer una importación de archivos. ¡He contado cuatro procesos! Con esta configuración te olvidas, se hace todo de manera automática y, sobre todo, dejas de emplear tu tiempo en tareas rutinarias que pueden automatizarse.
Configuración de tus zaps favoritos
Para crear tus zaps, tienes dos opciones: o creas uno que ya existe, tecleándolo en la barra de búsqueda de las apps, o creas el tuyo propio con las conexiones que a ti te interesen (con la versión gratuita no se puede).
Crear zaps favoritos depende mucho de cuál sea tu negocio – las tareas rutinarias no son las mismas para todos – y el grado de digitalización en que te encuentres, pero más allá de la personalización que cada uno quiera darle, estas son algunos zaps que pueden ahorrarte mucho tiempo:
Añadir a tu plataforma de email marketing cada nuevo registro a tus webinars
Elige los programas con los que trabajas y comienza la automatización. Si, por ejemplo, son GoToWebinar y Active Campaign, la secuencia sería esta:
Para ello, debes tener cuenta en GotoWebinar y en Active Campaign, obviamente, y luego ya te saldrá la siguiente ventana para conectar las aplicaciones y comenzar con la automatización.
Este zap es muy útil, porque cuando realizas un webinar, estás más centrado en los temas técnicos y de contenido que de registro de asistentes, y es una parte fundamental.
Difundir en tus redes sociales cada post publicado en tu blog
Este es uno de los más socorridos y útiles. Elige las redes sociales que quieres automatizar y configura la automatización.
Cargar cada actualización de Instagram en YouTube como vídeo
Este zap te ahorra el tiempo adicional que tardarías en cargar el mismo vídeo en varias plataformas.
Mejora de la productividad
Podríamos seguir añadiendo automatizaciones y conexiones entre plataformas, pero lo más conveniente es que explores tú mismo las posibilidades que te ofrece Zapier con más de 1.500 apps.
Lo importante es que consideres las oportunidades de mejora en la productividad que te brinda esta plataforma en al menos estos aspectos:
- Importación y sincronización de contactos entre diferentes aplicaciones. Sobre todo, cuando utilizas formularios, encuestas, webinars o cualquier otra herramienta de captación de leads.
- Alinear toda la información recogida de leads con los CRM y segmentarlos de acuerdo con promociones, procedencia, etc.