Es probable que cuando hayas acabado de leer este post desees volver al mes de febrero. Si como empresario o director de departamento gestionas un equipo de personas, a buen seguro en las últimas semanas habrás mantenido más de una conversación tensa relacionada con la organización de las vacaciones: cambios y problemas de última hora con las fechas acordadas, conflictos de días entre los empleados, ajustes por la entrada de proyectos inesperados, etc.
Y cada año se repite el mismo escenario en muchas de las pymes españolas. A diferencia de la gran empresa, son organizaciones con recursos humanos más limitados, pero además les cuesta actuar con previsión, a sabiendas de que una mayoría de su personal elige las mismas fechas para su descanso: del 15 de julio al 31 de agosto. Tan conscientes de que para este año llegamos tarde, como de que en febrero no nos hubieras prestado atención, te ofrecemos una serie de recomendaciones para abordar esta tarea limitando el conflicto.
No esperes a que los empleados las exijan. Como mínimo tus empleados y subordinados cuentan con 30 días naturales de vacaciones al año (o 22 laborables), que un buen número querrá disfrutar en fechas muy similares. Por ello, no esperes a que sean ellos quienes tomen la iniciativa y empieza en el mes de febrero a trabajar en el calendario anual. La plantilla lo percibirá como una atención de la empresa y evitarás algunos problemas. Debes saber que no es legal imponer una fecha de vacaciones que contraiga lo dispuesto en el convenio de cada sector -que debes conocer-, además el empleado debe estar informado con un mínimo de dos meses de antelación: eso nos emplaza al 30 de abril para quienes empiecen a disfrutarlas el uno de julio.
Además de un derecho, es una herramienta de fidelización. Muchos de los problemas que surgen en la organización del calendario vacacional derivan de la actitud con la que el empresario gestiona el propio concepto de vacaciones. No se debe entender como ‘premio’ de la empresa, es uno de los derechos fundamentales del Estatuto de los Trabajadores (revisa su artículo 38). En lugar de pensar en las dificultades de caja que genera el pago de salarios, piensa en ellas como una herramienta de fidelización: bien gestionadas pueden convertirse en una de las ventajas competitivas que mejor valore tu personal.
Concilia las necesidades de la empresa y del empleado. No hace tantos años eran muchas las pymes que cerraban durante un mes, resolviendo de un plumazo el tema que nos ocupa. Hoy el necesario servicio continuado al cliente dificulta esta práctica, pero quizá conviene valorar si no resulta más rentable cerrar una o dos semanas que estar dos meses funcionando a medio gas. También hay soluciones intermedias, dejando solo los efectivos imprescindibles para atender las necesidades más perentorias. En cualquier caso, la pyme debe decidir qué política seguir en el periodo de vacaciones, teniendo muy presente que la flexibilidad es un factor importante.
Informa a los empleados. «¿Por qué él sí, y yo no?«. Una de las situaciones que más conflicto interno levanta es la del agravio comparativo. La mejor opción es definir unas normas generales y darlas a conocer a toda la plantilla desde el momento en que se incorpora a la empresa. Como decimos, se debe tratar de una norma flexible pero efectiva a la hora de mediar en conflictos entre empleados o entre trabajador-empresa. Por mal que suene, y siempre frente a la imposibilidad de acuerdo entre las partes en conflicto, estableciendo baremos objetivos de resolución, el de jerarquía y antigüedad son los más habituales.
Recaba la información. Con esta práctica es posible que una parte importante de las vacaciones de la plantilla pueda solucionarse sin mayor problema, ahora queda prestar atención a las que no. Una forma eficiente de organizarse es por departamentos, será su responsable el primer encargado de dar el visto bueno al calendario de solicitudes de su equipo, haciendo una llamada al cumplimiento de la norma establecida. También será el encargado de analizar las excepciones, vacaciones solicitadas fuera de fecha o personas que no pueden determinar los días a la espera de conocer la situación de las personas con las que comparten el descanso, etc. Toda esta información se presentará al responsable de Recursos Humanos o a la dirección para su aprobación definitiva en el mes de marzo. En este proceso hay que tener en cuenta que, para que tus empleados vuelvan con las pilas cargadas, los expertos recomiendan un mínimo de diez días de descanso continuado.
Negocia las excepciones, media en el conflicto. Cuando las reglas son conocidas por todos es más fácil resolver las excepciones. Conviene que la empresa busque el lado positivo a cada situación, que un empleado más joven, probablemente con una responsabilidad menor, quiera irse de vacaciones en octubre puede servir para facilitar el calendario vacacional en los días de más demanda, si bien conviene hablar siempre de una excepción. Pese a todo, puede que haya conflicto de intereses entre empleados, por ejemplo cuando dos quieren las mismas fechas y es imprescindible que uno quede de guardia. En estos supuestos en los que no hay acuerdo entre los interesados, es recomendable que la empresa medie para evitar desencuentros que puedan mellar su relación laboral.
Calendario con control de tareas. Una vez cerradas las negociaciones, queda aún otro tema por resolver. Hay que tener en cuenta que durante los días en que más personal descansa, los trabajadores en activo asumirán responsabilidades que habitualmente no tienen en la empresa. Para evitar el descontrol, conviene hacer una asignación de estas tareas, desde las más básicas, como recepción telefónica o gestión de paquetería, a otras más delicadas como atender las quejas de clientes. Para conseguir que unas y otras se cubran debidamente, cada jefe de departamento deberá hacer ese reparto de tareas extra, de modo que los empleados sepan cuáles son sus responsabilidades en ese periodo. Tras la asignación, conviene hacer publico el calendario de vacaciones, incluyendo este control de tareas extra, y garantizando así el normal funcionamiento de toda la operativa durante las vacaciones.