Las soluciones de colaboración habilitan una cultura empresarial digital

Recientemente escribía que si bien las reuniones virtuales han experimentado un boom durante la pandemia no nacen con ella. Tampoco las soluciones de colaboración son consecuencia del teletrabajo, ya existían de antes.

¿Cuál es el origen de las soluciones de colaboración?

Las herramientas de colaboración surgen como respuesta a los problemas de la videoconferencia, que requería reservar un espacio físico y llamar a un tedioso centro de atención para organizar la reunión. Distintos factores amenazaban, además, su éxito: mandos a distancia sin pilas, caída de la videollamada, dificultades para compartir la presentación, el jefe que llegaba tarde y no se podía unir desde su teléfono móvil… La solución de colaboración WebEx nace, así, para tratar de paliar estas deficiencias y mejorar la experiencia de usuario.

Termina con la esclavitud de tener que reservar una sala de reunión y con el presencialismo de la oficina. Cada usuario pasa a disponer de su propio espacio de reunión virtual y puede invitar, ad hoc, en cualquier momento y desde cualquier lugar, a compañeros, proveedores o clientes.

Pasa a ser posible mantener estas reuniones desde cualquier dispositivo y sobre cualquier red de comunicaciones. Y estas soluciones se pueden desplegar en modalidad SaaS (Software as a Service), sin necesidad de realizar inversiones iniciales. Ante el imparable éxito de las soluciones de colaboración, en 2007 Cisco adquiere la compañía WebEx por un valor de 3,2 billones de dólares. A su estela nacía en 2011 en California la startup Zoom, que luego se convertiría en una supernova gracias a su acertado modelo comercial freemium durante la pandemia.

Canal de mensajería permanente

Mientras tanto, las soluciones de colaboración han ido evolucionando para convertirse en una aplicación centralizada que hace uso de los diferentes canales de comunicación empresarial: mensajería, voz y vídeo. Surge el concepto de canal de mensajería persistente, desde donde se accede al histórico de todas las conversaciones relacionadas con un proyecto y se comparten documentos que pueden ser modificados directamente en la nube por cualquier usuario del grupo. Microsoft se populariza por su solución Teams, mientras que Google ataca el mercado de la colaboración con la herramienta Google Workspace (antes G-Suite).

Herramienta que facilita la transformación digital

Las soluciones de colaboración pasan de considerarse aplicaciones que ayudan a la reducción de costes a verse como el combustible de la productividad empresarial y claves para la la gestión del talento. Se convierten en herramientas imprescindibles para construir una cultura colaborativa que facilite la transformación digital.

Durante la pandemia, la experiencia masiva de teletrabajo ha hecho que las empresas hayan tenido que acelerar la adopción de soluciones de colaboración. Pero el argumento de negocio se ha convertido muchas veces en táctico -se trata de asegurar la continuidad del negocio frente a la contingencia-, y no en estratégico.

¿Y el futuro?

Vamos hacia modelos laborales más flexibles. Para siete de cada diez personas (68%), lo ideal sería trabajar entre dos y tres días en remoto. En este contexto, ¿cuál será el futuro de las soluciones de colaboración? No se trata de una discusión tecnológica, sino de un debate empresarial. Es preciso adoptar una visión estratégica y a largo plazo. Las soluciones de colaboración no deben concebirse como un sustitutivo del trabajo presencial, sino como un complemento del mismo. Se necesita diseñar planes estratégicos, en lugar de ejecutar proyectos de urgencia. Cuanto mayor sea la apuesta de una compañía por la colaboración entre los empleados mayores beneficios de innovación y ventaja competitiva obtendrán.

Telefónica Empresas ofrece un amplio rango de soluciones de colaboración y, en este sentido, es el mejor compañero de viaje para ayudar a desarrollar una cultura empresarial digital. El servicio iReunión lleva a las empresas las herramientas de colaboración de la mano de la tecnología Cisco WebEx. Por otra parte, ofrece las soluciones de productividad Microsoft 365, en las que Teams es el motor de la colaboración. Además, permite movilizar la extensión telefónica fija mediante las soluciones de centralita virtual en la nube y colaboración Centrex IP y Corporate IP alojado. Todo ello integrado con los servicios de comunicaciones de voz y datos y la seguridad.

Imagen: mohamed_hassan/pixabay