“Shadow IT”: el lado oscuro del presupuesto

Alejandro de Fuenmayor    15 junio, 2015

Uno de los términos más escuchados en los últimos años por los proveedores de cloud y los analistas del mercado es el famoso shadow IT o Tecnologías de la información en la sombra. Si realizáis una búsqueda en Internet y agregáis el apellido de cualquiera de las principales firmas de analistas o consultoras, encontraréis decenas de informes y encuestas en este sentido: sobre la preocupación de los CIO respecto a estas prácticas, de cuánto dinero se están gastando las empresas sin que este concepto se esté contabilizando en la partida de TI, así como de los riesgos inherentes a este tipo de prácticas y la fuga de información o falta de control de la misma que supone.

La sombra de shadow IT es alargada… Empezando por lo más básico: servicios de envío y compartición de ficheros, correo electrónico con mayor capacidad que el que proporciona el departamento de sistemas, servicios de mapas mentales o gestión de proyectos en la nube… Hay un largo etcétera de todos los que podéis estar utilizando en vuestro día a día.

La verdad es que, a pesar de ser un término antiguo, cuando mayor repercusión ha cobrado ha sido en los últimos años gracias a la computación en la nube. Hace ya años que en muchas de las empresas de este país existen sistemas fuera del perímetro oficial de los departamentos de sistemas: el conocido servidor departamental siempre estuvo ahí. Pensad en ese equipo sobremesa que se puso en red para montar una aplicación de Visual Basic para el departamento, para el reporte de ventas, para medir la temperatura y humedad de un laboratorio, para recoger registros de entrada y salida en un edificio, fuera del control y gestión de los equipos de sistemas y seguridad. Pensad en ese equipo huérfano que alguna vez una empresa contratada para desarrollar una aplicación conectó para cubrir una necesidad puntual, con o sin presupuesto directo de sistemas, o en ese otro que, al más puro estilo Frankenstein, se creó de los tres o cuatro equipos obsoletos y olvidados en la esquina de un almacén y en el que, gracias al software libre y a la pericia de algún becario, se implementó alguna base de datos que acabó desarrollando el informe mensual estrella de algún jefe de ventas del lugar.

Pero la verdad es que todo esto es cosa del pasado, ahora el shadow IT compite en otra liga: en la Champion League de los presupuestos. Y se enfrenta cara a cara con los presupuestos del departamento de sistemas, canibalizado por sus colegas de marketing, contabilidad o recursos humanos, que en vez de solicitar apoyo a sistemas para montar la aplicación “x”, ahora han decidido contratar ese software como un servicio. Bueno, eso podríamos pensar que es parte de la evolución natural de cloud. Pero es que he llegado a ver cómo servicios externalizados en un tercero han sido capturados y reducidos de la partida de TI por ejemplo por proveedores tan lejanos del mundo natural de las TI como una agencia de comunicación… No sería la primera página web, con contenido multimedia, que viaja de un data center al servicio cloud más cool del momento. Sí, la triste realidad es ésa: hoy en día la cadena de valor se acorta gracias a los servicios cloud, cualquier profesional con conocimientos mínimos de administración de sistemas puede hacer temblar al más grande de los outsourcers de sistemas del mundo mundial. Y es que la agencia de comunicación (es sólo un ejemplo) no tiene como interlocutor natural al CIO o responsable de sistemas; su hombre clave se llama CMO o Chief Marketing Officer, que habla un lenguaje muy diferente al del CIO, y para él todos esos problemas que le ponen internamente no existen cuando la posición cambia de cliente a proveedor. No olvidemos que el presupuesto para la web estaba bajo el amparo del Plan de Comunicación y que éste buscó ayuda en su colega de sistemas, le cedió el presupuesto y le puso en contacto con la agencia de comunicación para empezar a trabajar.

Y así llegó ese momento en el que el señor del departamento de sistemas perdió un cliente: su colega de marketing, y después llegaron el de contabilidad y recursos humanos…

Entonces empezó a vivir más tranquilo hasta que un día -todo en la vida vuelve a comenzar- lo que estaba centralizado y gestionado bajo un único paraguas en cuanto a los accesos, la privacidad de los datos, la calidad de los accesos y retardos, no funciona como todo el mundo estaba acostumbrado. Las quejas entonces se incrementan y la respuesta es: diríjase al departamento de recursos humanos, hable con contabilidad… Siempre la misma respuesta hasta que es el director general quien se encuentra en esta tesitura y empieza a preguntar e investigar.

Sí, ese día se dio la vuelta a la tortilla, cambió las funciones y prioridades del CIO, recuperó el presupuesto y empezamos a hablar en el mercado de cloud híbrida, soluciones multicloud o brokerage. Esas nuevas piezas que, a modo de paraguas, son capaces de ofrecer una visión global de cómo los sistemas están dando soporte al negocio, proporcionan coherencia en cuanto al acceso a los sistemas y permiten que para el usuario sea trasparente si está en la oficina o en la nube de un proveedor.

Las modas, los ciclos y las tendencias siempre van y vienen: de la centralización a la descentralización, de la externalización a la internalización… Ya veremos qué nos deparan los próximos meses y cómo los sistemas seguirán prestando soporte al negocio, de mejor o peor forma: en tu casa, en la mía o en Kuala Lumpur.

Imagen: refractious

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