Retos y recursos de un Scrum master en tiempos de coronavirus

Mª Teresa Reinoso Gamino    29 junio, 2020
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Nuestras vidas han cambiado mucho en los últimos meses… De un día para otro nos vimos confinados en nuestras casas y algunos, con suerte, pudimos seguir trabajando. Pero, ¿cómo lo hemos conseguido? Frente a una gran incertidumbre la creatividad nos ha proporcionado también nuevas capacidades. Ha sido un desafío también para cualquier Scrum master.

Sobre ello he hablado con mi compañera Almudena Ramos, de la Oficina Agile de Telefónica España. ¿Cómo se ha adaptado a esta nueva realidad una Scrum master como ella? ¿Cómo la ha ayudado el hecho de trabajar en un marco de trabajo ágil como es Scrum?

Funciones del Scrum master

El Scrum master es la figura fundamental dentro del marco de trabajo Scrum. Tiene numerosas funciones, entre las que destacan:

  • Transmitir conocimiento y experiencias al equipo para asegurar que el marco de trabajo se entiende correctamente.
  • Gestionar impedimentos y resolver bloqueos que puedan surgir dentro del proyecto.
  • Definir el escenario y los límites entre los que puede desarrollarse el equipo.

Habilidades del Scrum master como agente de transfomación

El Scrum master es, además, un agente de transformación que fomenta un cambio cultural que permita brillar al equipo. Posee en mayor o menor medida las siguientes habilidades: escucha activa y comunicación empática, asertividad, tolerancia a la incertidumbre, espíritu de servicio y de trabajo en equipo, así como orientación a resultados y una ambición de mejora y aprendizaje continuo.

Una figura que, si no está, se echa en falta

Se trata de “una figura que si no está, se echa en falta”, explica Almudena, que tiene una amplia experiencia en el entorno agile, incluso con equipos deslocalizados. Ha afrontado retos muy importantes como el lanzamiento de servicios en tiempo récord, con la participación de áreas muy diferentes, como por ejemplo Movistar Priority.

Retos de un Scrum master

Los retos principales de un Scrum master son:

  • Ayudar a la compañía a llevar a cabo su transformación digital promoviendo la mejora continua e impulsando la evolución y crecimiento de los equipos.
  • Conseguir que los equipos sean autoorganizados, a través de una relación de cercanía con ellos que genere confianza y seguridad.
  • Lograr que los equipos piensen a lo grande, sin barreras, y que hagan suyo el proyecto con un objetivo común, al que cada uno contribuya con su aportación.

Desafios del Scrum master durante la pandemia

Pero ¿y ahora?, ¿a qué nuevos desafíos han tenido que enfrentarse un Scrum master durante la pandemia?

  • Al haber pasado a ser todo cien por cien online, es necesario hacer un ejercicio de creatividad para replicar o reinventar en el mundo digital lo que se haría en modo presencial con una pizarra y un rotulador. Eso implica que, de un día para otro, el Scrum master ha tenido que convertirse en un usuario avanzado de las herramientas disponibles.
  • Otro reto muy importante en este momento es lograr que se mantenga la cohesión de los equipos, con independencia de dónde esté cada uno de sus miembros. También que todos los miembros del equipo mantengan el foco en el objetivo final del proyecto.
  • Y, en tercer lugar, conseguir que las reuniones en remoto sean realmente eficaces.

El marco de trabajo Scrum ha ayudado

Para todo ello, Scrum ha proporcionado el contexto necesario para mantener el contacto y la transparencia en los equipos. Por ejemplo, este marco de trabajo establece reuniones diarias en las que el grupo puede compartir avances, detectar necesidades, bloqueos, solicitar ayuda, etc. En este sentido no ha sido necesario crear nada, todo estaba dispuesto para seguir conectados.

Las claves del éxito

Según Almudena Ramos las claves para superar con éxito estos retos han sido:

  • La preparación. El nuevo entorno digital requiere un esfuerzo extra de adaptación que implica realizar pruebas previas y seleccionar herramientas y soportes adecuados. Ante imprevistos, además, hay que estar preparados para un plan B, C…
  • Reuniones más eficaces con el establecimiento claro de objetivos y visibilidad a las conclusiones y acuerdos. Es muy importante también ser respetuosos con los tiempos acordados.
  • Mantener la atención de la gente conectada, mediante interacciones, preguntas, etc.
  • Pausas más cortas, pero más frecuentes. Es preciso reforzarlas, ya que es difícil mantener la concentración y la atención en una pantalla y está demostrado que nos agota.
  • Fomentar puntos de encuentro adicionales a los incluidas en el marco de trabajo con el objetivo de suplir lo que antes los equipos realizaban en torno a una mesa física.
  • La división de los equipos en grupos más pequeños que interactúen más fácilmente ha resultado útil en algún caso y para algunos eventos.
  • Se trata de no olvidar nunca a las personas y para ello es importante incrementar las conversaciones de tú a tú para detectar sus necesidades.
  • En definitiva, se trata de fomentar más que nunca la transparencia, el compromiso y el respeto, que propugna el marco de trabajo Scrum.

Oportunidades de la crisis

Por otro lado, el mundo online también ha traído oportunidades y ventajas que hay que aprovechar para seguir surfeando esta nueva ola de innovación:

  • La puntualidad en las reuniones ha aumentado considerablemente al desaparecer el tiempo dedicado a los desplazamientos.
  • Se ha incrementado la asistencia a los eventos dada la facilidad de conexión sin dichos desplazamientos.
  • En sesiones de trabajo como la review (reunión para compartir los avances y obtener feedback) es posible convocar a más asistentes al no tener ninguna limitación de espacio. 

Como siguiente reto, ¿se podrán aplicar estas buenas prácticas, más allá del marco de trabajo Scrum, a toda la organización? Pronto lo sabremos…

Imagen: The Liberators

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