Salas de reuniones más colaborativas y mejor conectadas

En un artículo anterior, “Teletrabajo: mayor productividad, e ¿innovación?”, comentaba que una de las limitaciones actuales a la hora de fomentar la colaboración entre compañeros de trabajo, clientes, partners, etc. cuando alguno de ellos no se encuentra en la misma sala de reuniones, sino en remoto, es la falta de dotación técnica de dichas salas. A raíz del lanzamiento que varios fabricantes del entorno de las comunicaciones unificadas, los audiovisuales (A/V) y la colaboración en general han hecho con objeto de subsanar dicha carencia, me gustaría profundizar un poco más en este aspecto.

El tipo de sala al que me refiero se conoce como “huddle room”: un espacio pequeño (no tiene por qué ser necesariamente una sala), con una capacidad máxima de seis personas y sin ningún propósito específico más allá de la de ser un “lugar de reunión”. Bajo este nombre, la consultora Wainhouse Research publicó un informe en 2015 en el que estimaba que el número de salas de estas características oscilaba entre treinta y cincuenta millones en el mundo. El dato lanzó a diversos fabricantes a una carrera para su dotación, cuyos resultados se empiezan a ver ahora.

Fuente: Wainhouse Research

Las necesidades básicas de este tipo de salas son las siguientes:

Capacidad para presentar contenido. Deben disponer de una pantalla o similar en la que proyectar contenido sin tener que recurrir a la de un PC. Lo más habitual y sencillo en estos casos es dotarla de un monitor de buena calidad con conexiones HDMI (interfaz multimedia de alta definición) en el que inyectar el contenido, aunque cada vez es más común encontrar soluciones enfocadas a facilitar dicha compartición de forma inalámbrica.

Capacidad para escribir y compartir las anotaciones. En algunos casos la solución consiste en una pequeña pizarra, flip chart, etc., pero empiezan a aparecer en el mercado soluciones muy interesantes que consisten en pantallas táctiles con capacidad de anotación (e incluso, como luego veremos, con software de colaboración).

Para cubrir estas dos capacidades necesarias hay una gran cantidad de soluciones muy interesantes de distintos fabricantes del sector audiovisual, como Barco ClickShare, Creston Mercury, Mondopad de InFocus, Intel NUC o la familia VIA de Kramer.

Una tercera necesidad, sobre la que llamaba la atención en mi anterior artículo, es la capacidad de conectar con participantes remotos. En este caso, lo más básico sería contar con la capacidad de conectarnos por audio, para lo cual bastaría con un dispositivo con el que poder hacer una llamada telefónica. No obstante, las opciones de colaboración de los participantes remotos cuando únicamente se hacen presentes a través de los altavoces de un teléfono con manos libres, por ejemplo, son muy limitadas, por lo que siempre es mejor contar con una solución de videoconferencia.

En esta línea y, aunque algunas de las soluciones comentadas anteriormente también ofrecen capacidades de conexión por videoconferencia de forma nativa o a través de la integración con algún software de colaboración, los fabricantes líderes del sector de las comunicaciones unificadas también han hecho su aparición con unos interesantes productos que incorporan las tres necesidades anteriores en un solo dispositivo, y que tienen una adecuada relación precio-prestaciones. Algunos ejemplos son los skype room systems de fabricantes como Polycom o Lifesize, que se integran en la solución de Skype for Business de forma nativa, tanto en la nube de Microsoft como en despliegues en las dependencias del cliente; el propio dispositivo Microsoft Surface, o los Room Systems de Cisco, algunos de ellos, como Cisco Spark Board, con capacidad de integración de forma nativa con su solución de colaboración en la nube, Cisco Spark.