El mercado de herramientas colaborativas creció casi un 25 por ciento en 2020 y parece que no ha hecho más que empezar. Pero, aunque con la generalización de las capacidades de trabajo remoto llegan nuevas oportunidades, a medida que aumenta esta “fiebre del oro” por esta tecnología, las organizaciones corren el riesgo de desarrollar un punto ciego ante su impacto en la relación entre jefes y empleados.
Lo que hacemos acaba cambiando lo que somos. Trabajar con herramientas diferentes transforma las tareas, el rendimiento y también las relaciones. Y el impacto es distinto desde la posición de jefe o subordinado.
Las tecnologías colaborativas proporcionan muchos beneficios para las organizaciones pero también conllevan ciertos riesgos. El trabajo remoto “toca” los sentimientos de apego y equipo y, con ello, la relación jefe-empleado. En este sentido, puede vivirse como una amenaza.
Los trabajadores pueden sentirse más solos, controlados o invisibles. Y los jefes pueden tener la sensación de que su jerarquía se tambalea frente a empleados “expertos” en el uso de las nuevas herramientas, a los que la comunidad virtual reconoce su valor. Son ellos quienes se convierten en referencia para liderar conversaciones y solucionar problemas. Títulos y jerarquías quedan aparte.
Riesgos de las herramientas colaborativas
Algunos riesgos de las herramientas colaborativas son:
- Aislamiento. Una dependencia excesiva de la tecnología puede convertirse en una barrera que aísle a las personas, especialmente cuando la tecnología falla, aparece la fatiga de Zoom o no se incorporan espacios virtuales para el encuentro menos formal.
- Exclusión. Las diferencias generacionales y de capacitación digital pueden dificultar la participación de todos. Hay también factores personales y contextuales que explican diferentes actitudes respecto a la tecnología como distintos valores, expectativas laborales, percepción de los líderes o el compromiso con la organización. De igual modo que la oficina crea diferentes dinámicas y estructuras sociales, la tecnología también rediseña los grupos. Visibiliza, por ejemplo, el compromiso de quienes participan en actividades de equipo virtual y excluye a quien no quiere o no sabe hacerlo. Esto es algo que puede atribuirse a la formación, pero también a la falta de claridad en las tareas, a la formalidad o informalidad del contexto o simplemente a la personalidad de cada uno.
- Vigilancia. La mayoría de las tecnologías colaborativas rastrean la actividad del usuario y la duración del tiempo que pasan en estas plataformas. Dicha información puede usarse de mil maneras en la organización. Por ejemplo, como herramienta de evaluación, aunque ese no sea el propósito de la herramienta. Por ello es imprescindible informar a los empleados de qué datos recopilan (y cuáles no) las tecnologías que utilizan y con qué propósito. Paliar el riesgo de vigilancia exige total transparencia. Las percepciones negativas de vigilancia reducen la sensación de autonomía y confianza de las personas e impactan negativamente en la relación jefe-empleado. Y una confianza rota disminuye la capacidad de un jefe para influir en su gente, algo que afecta muy negativamente al rendimiento y también a la satisfacción y el compromiso laboral.
- Autocensura. Las tecnologías colaborativas permiten modos de comunicación síncronos y asíncronos, que propician la conversación y la colaboración. La gente puede compartir información con mucha facilidad, mensajearse sin barreras de cargos ni jerarquías, “verse” a pesar de la distancia e incluso conocer la agenda y disponibilidad del otro. Sin embargo, este “registro en abierto” de todo cuanto sucede puede coartar a algunas personas. Y, desde luego, hace que tendamos a compartir solo lo relacionado con la tarea, lo que limita las oportunidades de construir conexiones más cercanas. Mostrarnos tal y como somos contribuye a la cohesión grupal, la confianza y la camaradería. Hacerlo en una plataforma que lo registra todo no siempre resulta amigable y amplía inadvertidamente la distancia jefe-empleado.
Claves para mitigar los riesgos
Una buena recomendación para los jefes es que no pierdan en ningún momento, sobre todo en los de más estrés, la conexión personal con todos y cada uno de los miembros de su equipo. El predicamento que tengan sus mensajes va a depender del ejemplo que den.
Transparencia, conexión, cercanía, participación…
Asimismo, es el momento de asumir que no hay otra manera de abordar el riesgo de aislamiento que incorporar una interacción social significativa. Se trata de que la tecnología no sea solo una herramienta de trabajo, sino también una forma de conectar personas. La exclusión se previene también fomentando una participación significativa, con especial atención a ese empleado silencioso que, en los cara a cara, mira atento pero casi nunca dice nada. Los responsables deben hablar menos, preguntar y escuchar más y, en definitiva, propiciar el “momento de gloria” de cada uno, aunque reste tiempo de “operatividad”.
Incluso recomendaría ir más allá: los responsables deberían animar a sus equipos a hablar sin temor a juicios o represalias, permitir los comentarios anónimos y otorgar, siempre que sea posible, algunos derechos sobre la configuración de privacidad de las tecnologías colaborativas.
Capacidades que marcan la diferencia en la era digital
Las herramientas colaborativas, y con ellas el trabajo desde casa, han reportado importantes beneficios a las empresas y a sus empleados (productividad, autonomía, conciliación, reducción de costes…). Pero para mantenerlos no podemos olvidar que también impactan en la relación jefe-empleado (transparencia, confianza, compromiso…).
Por eso, para aprovechar al máximo las ventajas de las herramientas colaborativas también hay que ser conscientes de los riesgos asociados y hacerles frente con esas capacidades tan necesarias en la era digital como la creatividad, la colaboración, el espíritu crítico y el entusiasmo. Estas capacidades marcan la diferencia.
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