Metashield Protector for Outlook

El correo electrónico se ha vuelto indispensable para comunicarse con los demás y para el envío de documentación. Nos permite poder enviar información de manera personalizada, económica, rápida y masiva. Si en la era del fax, el dispositivo imprimía en papel información extra como la hora de envío y el número de fax… ¿qué otra información se escapa hoy a través de los adjuntos de correo? Y lo más importante, ¿cómo la eliminamos de manera sencilla?

En el caso de los ficheros adjuntos en un correo electrónico, si no son tratados previamente, corremos el riesgo de fuga de información sensible: el usuario que creó y modificó los documentos, cuándo lo hizo, con qué rutas de almacenamiento, correos electrónicos…  información relevante que en manos de un atacante podría generar un grave perjuicio para el usuario u organización. Pero sin olvidar también la necesidad de cumplir con los reglamentos referentes a la protección de datos.

Estos riesgos pueden ser solventados o mitigados con herramientas para la limpieza de metadatos. Hasta ahora, se depende de que el usuario recuerde que debe utilizar estas herramientas de forma manual antes de enviar un adjunto. Pero los usuarios pueden no adaptarse completamente a nuestras necesidades. Lo ideal sería poder automatizar la limpieza de metadatos de los documentos adjuntos en el correo electrónico, de una manera rápida y efectiva y sin depender del usuario.

Eleven Paths dispone de Metashield for Outlook, un add on que se instala en Microsoft Outlook y permite realizar de manera desatendida el tratamiento de los metadatos detectados en los documentos adjuntos. La herramienta es capaz de limpiar los metadatos de los tipos de ficheros ofimáticos más importantes del mercado, incluidas las de iWorks de Apple, PDF e imágenes JPG. Al enviar un adjunto desde Outlook, el add on se encargará de todo. Así de simple

Configurador de Metashield for Outlook

Esta solución incluye la opción de modificar, eliminar o mantener la información de los campos más relevantes de los ficheros, tales como el autor, compañía etc., lo que ayudará a homogeneizar esta información en los documentos de Office y en el resto de extensiones de documentos soportadas de otros fabricantes.

Personalización de los metadatos que contendrán los adjuntos

Una vez realizada la configuración inicial, la solución ya estará preparada para trabajar. No es necesario nada más, simplemente usar el correo como de costumbre. Cada vez que se adjunten archivos y se pulse el botón “Enviar” el tratamiento de metadatos se pondrá en marcha inmediatamente. Si así está configurado, se puede mostrar la evolución del proceso. Finalizada la operación, el mensaje y sus adjuntos saldrán hacia su destino con la configuración aplicada en sus metadatos.

Procesamiento y resultado de los metadatos de los adjuntos, antes de ser enviado

La herramienta se encuentra en su fase Beta y se espera que próximamente entre en producción para formar parte de las soluciones Metashield Protector disponibles en el store de Eleven Paths.

Antonio Bordón Villar 

antonio.bordon@11paths.com