En cualquier viaje las maletas deben ser ligeras. Cargar con pesados equipajes puede resultar, además de una tortura, algo inviable. Un peregrino que se disponga a realizar la ruta jacobea, se tomará su tiempo para incluir en la mochila lo realmente imprescindible para su andadura.
Hoy en día, la transformación digital es una necesidad para las compañías, y hacerlo representa un viaje en el que sólo cabe embarcarse con lo preciso para poder finalizarlo con éxito. La simplificación se convierte, así, en un requisito de obligado cumplimiento.
Simplificar es hacer algo más sencillo, más fácil o menos complicado. Si el camino más corto entre A y B es la línea recta, se debería obviar cualquier obstáculo C que nos desvíe de dicha trayectoria. Sí no tenemos una respuesta clara a las siguientes preguntas, los obstáculos nos complicarán la anhelada y necesaria transformación digital:
- ¿Qué pasa si lo dejo de hacer?
- ¿Lo puedo hacer de una manera más sencilla?
- ¿Qué esfuerzo necesito dedicar y qué rendimiento obtendré de ello?
- ¿Existe en la organización algo que realice una función similar?
- ¿Qué aporta al cliente final? ¿Contribuye a su satisfacción?
La simplificación debe estar en el ADN de la organización. Todos los empleados deben velar por ella e identificar qué es susceptible de hacerse más sencillo. La dirección debería incentivar las ideas más simplificadoras, al igual que premia las más innovadoras o aquellas definidas para generar nuevos ingresos. Pero la cultura de la simplicidad no goza de este reconocimiento. Posiblemente se deba a que aún nos cuesta asimilar que simplificar resulta altamente rentable.
Una organización de comportamiento complejo, además de restar productividad a la compañía y ser un lastre para la satisfacción laboral, puede derivar con facilidad en un sistema caótico, donde se desconozcan las variables que actúan sobre las entidades y su influencia, y en la que no se podrán predecir resultados ni actuar con certeza.
El auge de las comunicaciones digitales al final del siglo XX y aún en nuestros días se basa en gran medida en el empleo de la simplificación. El datagrama de Internet (datagrama IP) posee un formato donde cada campo cumple una función específica, simple pero necesaria, para poder llevar a cabo la comunicación entre emisor y receptor. Para que un protocolo sea eficiente debe diseñarse con algoritmos optimizados con el objetivo final de dar respuesta a problemas concretos de una manera sencilla y rentable.
Cualquier campo del datagrama persigue el objetivo de facilitar una comunicación eficaz y libre de errores. Si un campo no aporta valor, se rediseña o se suprime. Lo mismo habría que aplicar a las organizaciones que hoy ya no son requeridas o lo son de manera distinta.
El modelo básico de arquitectura empleado en los ordenadores digitales que fue establecido en 1945 por Von Neumann es todavía, aunque con modificaciones, el que emplea la gran mayoría de fabricantes. El constante rediseño de los elementos básicos que componen dicha arquitectura (memoria principal, unidad aritmética, unidad de control, buses, etc.) ha permitido construir ordenadores más potentes y económicos de innegable éxito comercial, en base a conceptos como la versatilidad, la optimización o la sencillez, sin disminuir en ningún momento el número de prestaciones.
Un ejemplo más del progreso que surge de la simplificación es el aplicado a los lenguajes de programación. Un algoritmo es más eficiente cuanto menos complejo sea, y la eficiencia se mide en términos de consumo de recursos. El desarrollo de un programa complejo tendrá más posibilidades de error y requerirá más trabajo de comprensión.
Los esfuerzos de simplificación aplicados a la tecnología son extrapolables al mundo empresarial. En ocasiones, el concepto es tan crítico para la compañía que puede resolver cuestiones fundamentales para la supervivencia de la misma.
Apple es famosa por el iPhone pero también por disponer de pocos productos y estar orgullosa de ello. Cuando Steve Jobs volvió a Apple en 1.997 en pleno declive de la compañía, pidió a sus directivos que escribieran en una lista las diez cosas que la empresa debería hacer en el futuro. Una vez recibidas, las analizó y se quedó sólo con tres aduciendo que “sólo podemos hacer bien tres”. Para Jobs, era tan importante o más lo que había que dejar de hacer que lo que finalmente se hiciera.
En la década de los 90 los videojuegos y las consolas consiguieron que los niños dejaran de lado los tradicionales bloques de plástico de Lego. Esta situación sumió a la emblemática compañía danesa en una profunda crisis y se llegaron a plantear incluso el cierre.
El secreto de su resurgir fue la simplificación. El coste de producir un bloque básico era prácticamente cero, pero las piezas especiales -como los dados para juegos o el látigo de Indiana Jones- ascendían a un dólar y no eran rentables. La enorme colección de bloques y materiales de construcción se redujo entonces a 2.700 piezas, suficientes para seguir proporcionando diversión. En definitiva, buscaron convertirse en una firma más pequeña, adaptada al nuevo mercado y capaz de competir. Hoy en día, sus ventas crecen a un ritmo anual del 24 por ciento, emplean a 10.000 personas y están presentes en 130 países.
La simplificación no es sólo en ocasiones la única salida rentable para las compañías, sino que siempre va a ser rentable por sí misma.
Durante el año 2.013, el Grupo Telefónica realizó un agresivo esfuerzo encabezado por la tecnología, para simplificar todos sus procesos TI y responder mejor a las necesidades de sus clientes. A principios de ese año, la compañía contaba con 6.000 aplicaciones que redujo más de un 16 por ciento en ese ejercicio. En el campo de la compartición de infraestructuras para sistemas de negocio se construyó el emblemático Data Center de Alcalá, y se apostó fuertemente por las aplicaciones globales. Todo ello con el fin de ofrecer a sus clientes lo mejor de la oferta digital.
En el caso particular de Telefónica España, el esfuerzo de simplificación que se realizó por todas las áreas de la compañía permitió reducir a la mitad las tarifas y servicios existentes, casi un tercio de las plataformas que los soportaban y la eliminación de la quinta parte de sistemas y aplicaciones que operaban en la compañía, lo que permitió una disminución de la complejidad y un considerable ahorro en mantenimiento de software y plataformas obsoletas.
La simplicidad es el logro final después de haber analizado una gran cantidad de información y emerge como una recompensa. Es el resultado de una buena idea con expectativas modestas. Decía Esquilo que “No es sabio el que sabe muchas cosas, sino el que sabe cosas útiles”. Las empresas deben “quitarse la grasa” que las hace moverse con dificultad y centrarse en aquellas cosas realmente valiosas, aquéllas que el cliente reclama y que suponen un valor estratégico para la compañía. Pero, además, deben hacerlo con rapidez, para ser capaces de proporcionar respuestas adecuadas a un entorno cambiante y en continuo desarrollo como es el digital.
Imagen: StockMonkeys.com
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