Menos ruido y más impacto en las organizaciones: la importancia estratégica de una buena comunicación

Javier Rosado López    22 noviembre, 2022
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Escribía en un post anterior que, “en mayor o menor medida, todo lo que hemos conseguido o alcanzaremos en la vida está condicionado por decisiones de terceras personas. Por eso, dominar el arte de la comunicación y saber expresarnos y transmitir de manera eficiente lo que queremos marca nuestro camino en el mundo”.

Pero ¿qué es comunicar eficazmente? Tiene que ver con esforzarse en ponérselo sencillo al que recibe el mensaje para conseguir que pasen cosas.

En un entorno tan complejo como el actual una buena comunicación resulta estratégica en las organizaciones. Sin ella no hay capacidad de alinear visión, personas y recursos y tampoco es posible la agilidad. Solo caos o parálisis por análisis.

Compañías “infoxicadas”

A menudo no se le concede la importancia que tiene pero cuando el cambio es una constante, la comunicación es una de las pocas herramientas de las que disponen las empresas para conseguir la alineación y el compromiso de los profesionales que las componen.

Sin embargo, la realidad es que la mayoría de las compañías necesitan menos ruido y más impacto. Están saturadas de correos electrónicos,reuniones y presentaciones en PowerPoint, que no suponen ningún cambio real.

Diferenciarse para conseguir la atención de los demás

También en el trabajo vivimos con la sensación de no hacer otra cosa que filtrar mensajes, que son cada vez más spam y menos relevantes.

Desde que nos levantamos no paramos de recibir emails de compañeros, del jefe, de los sindicatos… Algunos recurrentes como informes de temas que no nos interesan o newsletters a las que no recordamos habernos suscrito. Otros, los menos, requieren de nuestra actuación o respuesta. Nos llegan todo tipo de convocatorias: para consultas, toma de decisiones, sincronizarnos, colaborar… Y las reuniones se superponen unas a otras, sin que hayamos adquirido aún el don de la ubicuidad. Tampoco en nuestros smartphones cesa la actividad: llamadas, mensajes de WhatsApp, notificaciones en redes sociales.

Sin embargo, a la hora de comunicar nosotros mismos algo tendemos a pensar que los demás están ahí esperando nuestro email, llamada o convocatoria para regalarnos su atención. Pero hoy en día diferenciarse para captar el interés de alguien y además conseguir transmitir con éxito un mensaje es una tarea complicada. Exige dedicarle el tiempo y esfuerzo que merece.

La claridad y la síntesis en la comunicación es una necesidad, a la vez que una carencia habitual.

“Lo breve, si bueno, dos veces bueno. Y aun lo malo, si poco, no tan malo” es un dicho muy popularizado escrito por Baltasar Gracián.

Menos carga cognitiva para impactar en la memoria a largo plazo

Para conseguir comunicar con éxito debemos entender primero cómo procesa y almacena nuestro cerebro la información.

Esta pasa primero por la memoria de trabajo o memoria operativa. Es muy limitada: tanto en la cantidad de información que es capaz de procesar simultáneamente como en la volatilidad de los contenidos, que tienden a desvanecerse rápidamente si no se hace un esfuerzo para retenerlos.

En cambio, la memoria a largo plazo es ilimitada. Todo lo que se transfiere a ella queda codificado y registrado en el cerebro. Cuando se consigue es que la comunicación ha tenido impacto.

El problema, como veíamos, es que la información procedente del mundo exterior es abrumadora y la memoria de trabajo, al ser limitada, se centra solo en una parte de ella, mediante la atención selectiva. El objetivo, por tanto, es no saturarla con cosas que no aportan valor para que seleccione aquello que queremos.

Otro concepto importante es el de la carga cognitiva, relacionado con la cantidad de información que la memoria de trabajo puede almacenar al mismo tiempo. Es el esfuerzo mental que requiere aprender nuevo conocimiento.​ Cuando recibimos un documento saturado de datos la carga cognitiva se dispara, procesar toda esa información requiere tanta atención que la memoria de trabajo se desborda. ¿Quién no ha recibido algún PowerPoint más parecido a una tesis doctoral que lo ha dejado extenuado en la tercera transparencia?

Simplificación y visualización, las claves

Si reducimos la carga cognitiva de nuestras comunicaciones para no saturar la memoria operativa del que recibe el mensaje llegaremos a la memoria a largo plazo y lograremos transmitir más eficientemente nuestro mensaje. Eso pasa por ponernos en la piel del receptor. Simplificar y apoyarnos en la visualización es crucial. Puede marcar la diferencia

Pero no sabemos simplificar, no vamos al grano. Damos vueltas en bucle sobre un mismo concepto, repetimos ideas y las adornamos con obviedades y palabras de moda que ocupan más de lo que transmiten.

La brevedad está infravalorada pero es clave en el contexto de saturación de mensajes e información en el que navegamos, aparte de una muestra de respeto hacia el tiempo de los demás.

Aunque inconscientemente tenemos la necesidad de contarlo todo, debemos trabajar la capacidad de síntesis, releer lo que escribimos para esforzarnos en decir igual o más con menos, usar mensajes cortos, esquemas claros, sin redundancias y que resulten inspiradores.

La visualización, por su parte, aporta claridad y transparencia. Permite impactar rápido y bien. En línea con el dicho “una imagen vale más que mil palabras”, aprovecha las propiedades de la percepción visual humana para que el receptor entienda el mensaje en milésimas de segundo sin que le suponga ningún esfuerzo. 

David McCandless es uno de los principales gurús de diseño gráfico y en su obra Information is beautiful -La información (visual) es bella- reivindica el valor de la imagen como síntesis de un mundo sobreinformado. Defiende un método de síntesis gráfica capaz de arrojar luz sobre una gran maraña de datos.

Para ello hay que saber jugar con el color, la forma, el movimiento y la posición. Pero también acertar con el gráfico, la tipografía, trabajar los títulos, eliminar la sobreinformación y, sobre todo, conocer a la audiencia.

Imagen: Damiem Walmsley

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