La importancia de las herramientas para ser ágiles

Javier Rosado López    28 julio, 2021
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¿Os imagináis a Rafa Nadal jugando con la misma raqueta con la que ganó su primer Roland Garros? ¿O a Alejandro Valverde con la misma bici con la que empezó? ¿Y a Kipchoge intentar bajar de las dos horas en maratón con zapatillas de hace una década?

Seguro que no. La raqueta, la bici y las zapatillas son para Nadal, Valverde y Kipchoge, respectivamente, sus principales herramientas de trabajo, sus grandes armas. Y éstas evolucionan y mejoran con la tecnología. Tener las mejores herramientas no siempre garantiza el éxito, se necesita mucho trabajo y también pueden influir otros factores. Pero no hay duda de que ayudan, y mucho. 

La importancia de las herramientas para ser ágiles en las organizaciones también es clave. La principal con la que trabajan la mayoría de empresas es Excel. En mayor o menor medida todos lo usamos. Pero lo normal es que utilicemos Excel exactamente igual que hace diez años. Es decir, habitualmente extraemos un ínfimo porcentaje de todo su potencial. Las empresas están llenas de personas con “nivel intermedio” de Excel. Y, como cuando alguien pone en su currículo «nivel de inglés intermedio», sabemos que es mejor que no lo pongan a prueba.

Pero, ¿por qué pasa esto? ¿Por qué no le prestamos atención a nuestras herramientas de trabajo? ¿Por qué no las consideramos importantes? 

Un buen uso de las herramientas contribuye a la agilidad 

Excel permite tratar, organizar y analizar datos y, así, tomar mejores decisiones. Utilizar bien la herramienta repercute en la productividad, eficiencia y flexibilidad de las personas, los equipos y de la organización entera. También ayuda a automatizar procesos y, al eliminar tareas repetitivas, permite ahorrar tiempo que se puede emplear en aquello que verdaderamente aporta valor al cliente. Y a todo esto, amigos, se le llama agilidad.

Hoy en día, además, el entorno de Micrososft 365 no solo incluye las aplicaciones tradicionales de Office como Excel, PowerPoint y Word. Tiene muchas otras como Planner, Teams, OneNote, Forms, Sharepoint, Power BI, Power Automate o Power Apps.

Herramientas todas ellas basadas en principios como la transparencia, el trabajo colaborativo, la eficiencia y la flexibilidad. Aprovechar la potencia de Microssoft 365 impacta directamente en conseguir que una organización sea capaz de reaccionar de forma más rápida y gestione mejor los cambios e incluso las disrupciones. Y eso también es agilidad.

Trabas a la agilidad

Actualmente en las organizaciones sigue habiendo demasiadas personas que realizan tareas repetitivas y automatizables, demasiadas versiones de un mismo fichero, demasiados departamentos distintos para calcular la misma métrica, demasiadas áreas sin saber qué está haciendo el área de al lado y demasiados directivos que no cuentan con información consolidada del negocio en tiempo real, lo que transforma cada petición de información en un quebradero de cabeza para sus colaboradores.

A día de hoy existen demasiados factores que inhiben la agilidad de las empresas, demasiadas trabas antes de poder entregar valor al cliente.

Muchos de ellos se pueden superar o mejorar con tecnología. Y no me refiero a invertir grandes sumas de dinero en desarrollos, soluciones del mercado, big data o RPA, que también. Pero más sencillo y barato resulta simplemente aprovechar las herramientas de las que ya disponemos en nuestro puesto de trabajo.

El potencial de Microsoft 365

Microsoft 365, que es la herramienta con la que cuentan la mayoría de las organizaciones, entre otras muchas cosas, dota a las personas y a los equipos de los recursos necesarios para que sean productivos y colaborativos en cualquier lugar. A la vez, fomenta la transparencia y rompe silos. Utiliza aplicaciones con poco o ningún código para crear y mejorar los procesos. Automatiza tareas repetitivas para centrarse en lo que importa. Consolida los datos y los análisis entre silos y hace que la información sea más accesible para tomar decisiones basadas en los datos. 

Las personas o equipos que aprovechan el potencial de sus herramientas para ser ágiles son capaces de hacer mucho más y mejor, con menos. Las organizaciones que van un paso más allá y se sirven de estas herramientas para conseguir sinergias entre diferentes departamentos rompen silos, eliminan “retrabajos”, ganan flexibilidad y avanzan de forma colaborativa hacia un objetivo común. Y eso también es agilidad.

En la época de la colonización de América las expediciones europeas eran bastante inferiores en número a la población de indígenas. ¿Cómo pudieron colonizar todo un continente? Uno de los motivos fueron sus armas, muy superiores y más avanzadas tecnológicamente. Buscar la agilidad sin aprovechar las herramientas a nuestro alcance es como ir a la guerra sin armas. Podemos hacer “un Scrum de manual”, pero si no se acompaña de un buen uso de la tecnología tendremos todas las de perder frente a la competencia.

Concienciación y un cambio cultural

Las empresas deben, por tanto, concienciarse de la importancia de las herramientas, tanto a título individual como de equipo. Y, sobre todo, transversalmente. Para ello es necesario tanto el compromiso de los directivos como la responsabilidad de cada uno de nosotros para aprender constantemente y, por qué no, reinventarnos. El COVID-19 nos ha dado un pequeño empujón en esa dirección (¿qué uso le dábamos al Teams antes?, ¿cuánta burocracia hemos eliminado desde que podemos firmar documentos desde nuestro ordenador?), pero aún queda camino por recorrer.

Esto no se soluciona con cuatro cursos de formación; es, al igual que la agilidad, un tema cultural. Los seres humanos tenemos dos formas de cambiar: una de ellas es cuando nos vemos obligados por una necesidad como ha ocurrido con la pandemia. Y otra, mucho más valiente y mejor, por iniciativa propia. La primera de ellas es la más común, la segunda, en cambio, requiere valentía y determinación. ¿Cuál elegís vosotros?

Imagen: Pamplona Atletico

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