Así han cambiado las herramientas de colaboración y nuestra forma de usarlas

Juan Delgado Díaz-Pache    14 julio, 2021
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Quienes me conocen saben que sigo de cerca la evolución de las herramientas de colaboración. En los últimos tiempos han experimentado una enorme transformación, debida en parte a los nuevos hábitos que la pandemia ha traído consigo y también a la irrupción de Microsoft con Teams.

Pero además de las propias herramientas, ha cambiado significativamente nuestra forma de usarlas. Tanto que lo ocurrido durante los últimos dos años merece una pequeña crónica.

Empezando por un análisis del mercado, Microsoft provocó un pequeño terremoto cuando anunció la creación de Teams, que estaba destinado a sustituir a Skype for Business. El anuncio, que no llamó la atención en su día, fue el preludio de una de las mayores apuestas de Microsoft, y del mayor crecimiento visto nunca en un servicio de la compañía:

Fuente: Jeff Teper, Microsoft 365 Corporate VP

Como veis, el crecimiento comenzó antes de la pandemia. Microsoft ha hecho todo lo que ha podido para situar a Teams en el centro de su estrategia de productividad y colaboración, convirtiéndolo en una plataforma abierta en la que conviven sus propias herramientas y las de terceros.

En aquel momento el líder de este mercado era Cisco con Webex, mucho más avanzada que su competencia. Zoom era entonces el aspirante, con una propuesta funcionalmente similar y una mejor usabilidad.

En aquellos años mi trabajo consistía principalmente en reuniones presenciales, tanto en mi compañía como en la sede de los clientes e incluía viajes en muchas ocasiones. Las reuniones virtuales eran anecdóticas, principalmente para formaciones o comunicaciones masivas. Y no es que no tuviéramos las herramientas para hacerlo, que estaban disponibles: Webex hacía años y Teams se había desplegado un año antes.

El tráfico de datos durante la pandemia

Pero entonces llegó la pandemia. Todo el mundo tuvo que trabajar desde casa y se suspendieron las reuniones presenciales, viajes, desplazamientos, etc. Toda la actividad pasó de la noche a la mañana al mundo virtual. Y lo mismo ocurrió en nuestro entorno personal. La relación con nuestras familias y amigos, el colegio, las extraescolares… todo pasó abruptamente a hacerse mediante videoconferencia. Algunos datos del tráfico en las redes de Telefónica ilustran muy bien lo que ocurrió en esos primeros meses:

  • El tráfico agregado generado por Whatsapp, Teams, Skype, Webex, Facetime, Zoom, Tik Tok y Meet se multiplicó por diez al principio del confinamiento y, tras una reducción durante los meses de verano, se recuperó de nuevo, multiplicándose por doce respecto a los valores de los primeros meses anteriores a la pandemia.
  • Zoom se puso a la cabeza rápidamente (efectivamente ha multiplicado por 30 su número de usuarios desde diciembre de 2019). Y posteriormente otras aplicaciones empresariales como Teams han ganado terreno. El tráfico de servicios de videoconferencia para empresas es en febrero de 2021 un 36 por ciento superior al alcanzado en abril de 2020. Y durante el temporal de nieve de principios de 2021 se alcanzó el pico, con un incremento del 70 por ciento respecto a abril de 2020.
  • El tráfico de datos se incrementó un 27 por ciento entre 2019 y 2020 y un 30 por ciento hasta 2021, cuando la evolución prevista era de entre un 10 y un 15 por ciento.

Nuevas funcionalidades de las herramientas de colaboración

Mientras tanto, las empresas de colaboración se dedicaron a lanzar nuevas funcionalidades para mejorar nuestra experiencia. Enumero las que me parecen más relevantes:

  • Reducción de ruido y cambio de fondo: ¿quién no ha tenido perros, niños, mensajeros, etc. en una reunión?, ¿quién no ha visto este video?
  • Optimización del tráfico para mejorar la calidad.
  • Controles de reunión: sala de espera, silenciar, quitar cámara, chat, etc.
  • Mejores opciones de compartición: modo presentador, powerpoint online, pizarra, etc.
  • Información posreunión: lista de asistentes, grabación, transcripción de lo hablado, pizarra, notas, etc.

Por completar el recorrido, y para que no parezca que me olvido de Webex, os cuento que  también ha crecido mucho durante este tiempo, aunque a un ritmo menor que sus competidores. Ha doblado su número de usuarios, por lo que ha realizado grandes esfuerzos para evolucionar. Tanto con la incorporación de funcionalidades ya existentes en sus licencias de formación o eventos como mediante la compra de empresas como Slido (mejores interacciones en reunión), Socio (eventos híbridos), BabbleLabs (reducción de ruido) o Voicea (transcripción y búsqueda por voz). Gracias a esto, ha incorporado más de ochocientas funcionalidades en los últimos nueve meses.

Retos del mundo híbrido

Ahora estamos en el punto en que toca volver a la oficina algunos días. Bienvenidos al mundo híbrido, donde las reuniones no serán presenciales, ni remotas, sino todo a la vez. Muchos retos nos aguardan en este nuevo entorno, y los fabricantes se están volcando en proporcionar nuevas funcionalidades que nos ayuden. Pero esa es otra historia, que os contaré en otra ocasión.

Imagen: Tatsuo Yamashita

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