Gobierno del dato en las Administraciones públicas

En la actualidad las Administraciones son conscientes de la necesidad de establecer un buen gobierno del dato para extraer valor de ellos. Sin embargo, no es un proceso sencillo. Las grandes organizaciones tienen muchos sistemas y fuentes de datos que se han ido generando a lo largo de los años y no es fácil conseguir una visión homogénea y coherente de esta información.

A modo de ejemplo, las distintas unidades de una empresa pueden tener visiones parciales diferentes de un cliente. O a veces no hay un repositorio único. Así, puede ocurrir que, en lo relativo a sistemas, la dirección de instalación de un cliente sea distinta de la de facturación y esto provocar inconsistencias que acaben afectando al servicio prestado.

Por ello las Administraciones se están implicando en procesos de gobierno del dato. Y esto no quiere decir que los datos voten y elijan a un representante… Significa arrancar un proceso metodológico que permita a las organizaciones definir qué datos son necesarios, cuál es su significado, manejarlos con unos requerimientos mínimos de calidad y ponerlos a disposición de los distintos sistemas y áreas de negocio para obtener valor de los mismos.

Cuatro aspectos claves en el gobierno del dato

• Establecimiento de los datos maestros o master data. Son los datos claves comunes a toda la organización. Algunos datos maestros son evidentes, como los clientes o los productos. Pero otros no son tan fáciles de identificar y dependerán del interés de la organización. Pensemos, por ejemplo, en la Administración pública y en un ministerio, como el de Educación. ¿Cuáles serían sus datos maestros? Alumnos, profesores, centros educativos, etc. Pero ¿cómo se puede recopilar esa información que está en las distintas comunidades autónomas? Como adelantaba, no es un procedimiento simple.
• Identificación de los metadatos. Los metadatos son datos sobre los datos, que permiten clasificarlos y ordenarlos. Se trata de etiquetas asociadas al dato, que hacen posible estructurar la información y  realizar consultas rápidas. Pensemos en cuando archivamos una foto en la nube y nos piden una etiqueta -nombre de la ciudad en que se realizó, tipología (familiar o profesional), vacaciones, etc.- para catalogarla. Con los datos de la organización se puede hacer esto mismo. Muchas veces los metadatos se pueden obtener de forma automática. En el ejemplo de la fotografía, gran parte de la información asociada procede de la información GPS, de aplicar inteligencia artificial para saber quién sale en la foto, etc.
• Calidad del dato. Es necesario establecer unos niveles mínimos de calidad para asegurar que los datos que se están organizando son válidos para la organización. Es preciso identificar formatos de fecha, de nombres, de códigos de identificación, eliminar duplicados, etc.
• Seguridad. Los datos tienen que estar soportados por unas directrices de seguridad que establezcan quién tiene acceso a los mismos. Es necesario asegurar en todo momento su confidencialidad y el cumplimiento de las distintas normativas que sean aplicables, como el Reglamento General de Protección de Datos.

La consultoría, el equipo y las herramientas que facilitan el gobierno del dato

Existen herramientas informáticas de gran ayuda en este proceso. Las hay de tres tipos:

• Herramientas de carga, que se conectan a las distintas fuentes de información de la organización, independientemente de su localización (onpremise o nube) o del formato en el que se encuentren los datos.
• Las herramientas de transformación permiten obtener la calidad exigida a los datos.
• En las herramientas de consolidación se almacenan los datos que componen la base operativa de la institución.

Por otro lado, es necesario crear un grupo de personas que se responsabilicen del gobierno del dato en la organización. Es el momento para empoderar al Chief Data Officer, que puede aportar una visión externa al departamento de TI, que valora  la importancia del dato más allá de los aspectos técnicos.

Importancia de la formación

Además, para llevar a cabo con éxito un proyecto del gobierno del dato es necesaria una labor de consultoría y servicios profesionales que establezca los distintos pasos que hay que llevar a cabo. En esta consultoría es muy importante la labor de formación a las áreas claves de la empresa, que tienen que responsabilizarse del mantenimiento del dato.

No cabe duda de que las Administraciones públicas están avanzando a pasos agigantados en la gestión de los datos y su interoperabilidad, con el fin de proporcionar a la ciudadanía unos servicios públicos digitales más cercanos y personalizados. Y el gobierno del dato es un elemento clave en esta transformación digital, en la que ya están inmersas las Administraciones públicas.

Imagen: giulia.forsythe