Diez razones para la digitalización de la documentación y los procesos de firma en una empresa

Es un hecho constatado que la digitalización, además de mejorar la relación entre la empresa y sus clientes y la experiencia de estos últimos, aumenta la eficiencia de los empleados y facilita su trabajo diario, agiliza los procesos e incrementa la competitividad de las compañías.

Hace ya un tiempo una compañera escribió sobre la importancia de una correcta gestión documental y yo en este post incidiré en por qué resulta clave la digitalización de la documentación y de los procesos de firma tradicionales.

Entre los principales motivos están:

• Prevención del deterioro de los documentos. Cuando hablamos de documentación crítica, asegurar que la información se mantiene intacta es esencial y puede conseguirse gracias a la digitalización de documentos.
• Seguridad, porque lo que anteriormente se encontraba bajo llave ahora puede estar protegido por diferentes claves de acceso y restricciones según el usuario. Esto reduce el riesgo de pérdida o sustracción de la información y de suplantación de la firma.
• Necesidad de acceso a la información desde dispositivos móviles. Cada día en un mayor número de empresas los empleados tienen que consultar y firmar documentación en movilidad, es decir, sin estar presentes en la oficina. Esto mejora la productividad y agiliza los procesos, tanto internos como externos de la organización.
• Compartición de la información tanto interna, como externamente (clientes/proveedores), de forma más eficiente y con mayor seguridad en el proceso.
• Mejor prestación de servicios y comunicación con clientes, lo cual incrementa la confianza y fidelidad de los mismos.
• Descentralización de la información para mejorar la productividad.
• Mayor agilidad en los procesos, con ahorro de tiempo y costes asociados que pueden invertirse en otros desarrollos por parte de la empresa.
• Ahorro en los costes de almacenamiento y mantenimiento de la documentación. Tener grandes archivos físicos de información supone importantes gastos para las compañías, además de mayor tiempo de gestión.
• Mejora del ROI y del posicionamiento en el mercado.
• Concienciación medioambiental. Cada vez más, las compañías tienen como objetivo dejar de imprimir tanto papel y, a la vez, ahorrar en gastos de impresión.

En definitiva, la digitalización de documentos se presenta como una medida imprescindible para aquellas empresas que almacenan y/o firman un volumen elevado de documentos, datos u otros archivos, que además deben guardar durante un periodo de tiempo establecido por la ley. Esto aplica a empresas de cualquier tamaño y sector de actividad, ya que la gestión y firma de documentación (contratos, nóminas, albaranes facturas, etc.) es algo común a cualquier negocio.

En este sentido, Telefónica ofrece servicios como la Firma digital, que permite la firma de documentos desde dispositivos móviles, a través de un proceso con total validez legal, ya que recoge determinados parámetros biométricos (presión, velocidad de escritura y aceleración del trazo) y los encripta para asegurar la integridad del documento. La securización es otro aspecto clave, ya que tanto las comunicaciones como los datos biométricos se encuentran cifrados y, además, se añade a la documentación un certificado electrónico y un sellado de tiempo que aseguran su integridad y validez legal.

Además, existe una integración directa con diferentes gestores de almacenamiento digital. La flexibilidad de la solución permite la integración con los propios sistemas de las empresas para una mayor adaptabilidad y facilidad de uso del servicio y es posible la personalización del servicio en función de las necesidades del cliente, así como que éste cuente con soporte especializado en todo momento.

Convertirse en una empresa digital ya no es una cuestión de futuro, sino del presente.

Imagen: rzoze19/shutterstock