Cinco consejos para mejorar la productividad personal en 2021

José Carlos Martín Marco    15 enero, 2021
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El comienzo de un nuevo año siempre es un buen motivo para reflexionar acerca de lo sucedido el año anterior y plantearse algunos propósitos de mejora. Creo que en la lista de 2021 más que nunca no debe faltar algún objetivo relacionado con mejorar la forma en la que trabajamos. La situación generada por la pandemia, que ha supuesto que pasemos gran parte de 2020 trabajando desde casa, nos lleva a reflexionar acerca de algunos hábitos de trabajo que deberíamos reafirmar o corregir. Se trata, al fin y al cabo, de intentar mejorar nuestra productividad personal.

El teletrabajo nos hace más conscientes de la importancia de tener unos hábitos productivos adecuados. También permite ese tiempo de reflexión individual necesario para evaluar cada cambio que hacemos, ver si funciona o no, y actuar en consecuencia.

Algunas técnicas de productividad personal

A continuación enumero a modo de recomendaciones algunas de las técnicas de productividad personal que he ido adoptando con el tiempo. Si no lo habéis hecho ya, creo que merece la pena probar alguna de ellas como propósito de año nuevo.

Método GTD o Getting Things Done (“Organízate con eficacia”)

Es quizá el método de productividad personal más conocido. Su autor, David Allen, expuso sus principios en un libro que desde su aparición no ha dejado de sumar adeptos. Entre los principios de GTD que personalmente me han ayudado más están los siguientes:

  • Apuntar todo lo que tenemos en la cabeza en un único lugar. Como recoge Allen en su obra, tener muchas cosas en la cabeza resta productividad y no nos permite ser creativos. La razón es que dedicamos gran parte del esfuerzo mental necesario a no olvidar todo lo que tenemos que hacer.
  • Dividir cada proyecto en tareas individuales, preguntarnos cuál es el siguiente paso para avanzar y asignarle el contexto idóneo. El contexto es el «escenario» en el que mejor podemos desarrollar una serie de tareas concretas ya sea por disponer de una mejor conexión, tener a compañeros cerca, etc. Un ejemplo de lo anterior sería el contexto «en casa» para tareas que requieran concentración, por ejemplo.
  • Finalizar cualquier tarea que requiera menos de dos minutos. Se trata de evitar posponer aquello que se puede resolver rápidamente y, que de otra forma, nos obliga a retomarlo más adelante, con la consecuente pérdida de tiempo al archivar, recuperar, recordar exactamente lo que queríamos hacer, etc.
  • Revisión semanal. Uno de los pilares de este método es hacer una revisión semanal general del sistema para asegurarnos de que todo está «bajo control».

Principios agile

En los últimos años se ha hablado mucho de la metodología agile. Normalmente se ha hecho referido al trabajo en equipo y con el objetivo de desarrollar un producto/servicio o gestionar un proyecto. Pero, en mi opinión, su uso personal tiene también muchas ventajas como:

Sus ventajas en el entorno personal

  • Fuera o dentro de agile, la utilización de tableros y la metodología Kanban permite visualizar rápidamente el estado actual de nuestros proyectos y la carga de trabajo en un momento determinado. Esto, a su vez ayuda a priorizar.
  • Trabajar de forma incremental. Hay pocas cosas tan frustrantes (y poco productivas) como emplear mucho tiempo en algo que no coincida con los esperado cuando lo entregamos. Por eso, trabajar de forma incremental, con feedback continuo, es quizá la mejor forma de asegurarnos de que no suceda.

Bullet Journal o BuJo: la lista de tareas

Si sois como yo, de los que van con un cuaderno din-a5 por la oficina o que tengo permanentemente abierto mientras teletrabajo, sin duda conoceréis los beneficios que  conlleva. El método Bullet Journal fue desarrollado por Ryder Caroll y permite estructurar las notas en un cuaderno para ser más productivos. Aunque el sistema es muy personalizable, en general el método define una serie de apartados dentro del cuaderno que permiten, por un lado, hacer un seguimiento de las cosas pendientes y, por otro, planificar las siguientes. Del método Bullet Journal destacaría los siguientes aspectos:

  • Migración. Es como llama este método al proceso de pasar una tarea de una fecha a otra cuando no se ha podido completar en el momento previsto. La importancia de la migración no consiste en el cambio de fecha en sí mismo, sino en tomarse un par de minutos para pensar si dicha tarea es importante o no. Y si no lo es, la tarea no se migrará.
  • Creación de índices y de páginas de consulta habitual al comienzo del cuaderno. Esto permite ser más eficientes a la hora de buscar información.
  • Adornar los cuadernos para hacerlos más personales y atractivos. Es una de las características más vistosas del Bullet Journal; de hecho, en la web se pueden encontrar multitud de ejemplos de Bujos decorados. Si, como es mi caso, utilizáis el cuaderno no solo para apuntar las tareas pendientes sino para tomar notas de casi cualquier cosa, podéis ser muy creativos e integrar otras herramientas como pensamiento visual o mapas mentales.

Trabajar en voz alta o Working Out Loud (WOL)

De esta práctica ya escribí hace tiempo en el blog. Fundamentalmente se basa en compartir nuestro trabajo con los demás. Se trata de fomentar nuestra parte social y ampliar la red de contactos para aprender, mejorar o simplemente generar nuevas oportunidades. Como leí hace poco en algún sitio: «a quien hace cosas le pasan cosas», y creo que la mejor forma de que esto ocurra es compartir lo que hacemos. De esta metodología me gustaría destacar dos cosas que a mí me han ayudado mucho:

  • Escribid sobre lo que hacéis, leéis u os formáis o simplemente sobre vuestros intereses en un blog y posteriormente compartidlo en redes sociales.
  • Construid vuestra propia red personal de aprendizaje o Personal Learning Network (PLN) y haced uso de las redes sociales. Compartir vuestro trabajo con esos contactos afines a vuestros intereses y actividad profesional os puede generar innumerables beneficios.

Técnica Pomodoro

La quinta y última metodología que me gustaría recomendar es la Técnica Pomodoro. Inventada por Frances Cirillo en la década de los 80, esta técnica optimiza la productividad personal mediante el bloqueo de 25 minutos en los cuales debemos trabajar en una única tarea sin interrupciones. La ventaja es clara: concentrarnos sin distracciones en una sola tarea nos permitirá completarla o, al menos, avanzar considerablemente, además de desplegar nuestra creatividad. Todo ello dispara nuestra productividad. Se ha demostrado que las interrupciones o cambios continuos de contexto son culpables de gran parte de nuestra pérdida de productividad.

¡Espero que estas recomendaciones os resulten útiles y os deseo un feliz y productivo año 2021!

Imagen: veerayy

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