Más comunicación asíncrona para una nueva forma de trabajar

Llega septiembre y la vuelta a la oficina para la mayoría después de las vacaciones de verano. Como siempre. Pero, en esta ocasión, debido a la pandémia del COVID-19, las cosas han cambiado. Unos en mayor medida y otros menos pero todos hemos experimentado cambios en nuestra “antigua normalidad”. Hemos tenido que adaptarnos a una nueva situación en la que, entre otras cosas, se cuestiona la forma en la que trabajábamos hasta el momento. Así, muchas empresas han tenido que establecer planes de vuelta a las oficinas para minimizar el riesgo de transmisión del virus. Eso conlleva no solo adaptar el espacio físico, sino también los horarios y hacer del teletrabajo o trabajo en remoto, algo más habitual de lo que era anteriormente.

Como ya escribí en otro artículo, el resultado general del gran experimento de teletrabajo que hemos vivido ha sido positivo, al haber permitido la continuidad de muchas actividades, aunque para muchos empleados era su primera vez con esta modalidad laboral y las circunstancias, complicadas.

La experiencia del teletrabajo

Por ello, en esta experiencia masiva en algunos casos la productividad del empleado se ha visto mermada. Es necesario tener en cuanta que las condiciones no han sido las óptimas por la necesidad de conciliar el trabajo con las responsabilidades familiares derivadas del confinamiento, la falta de medios, de espacios adecuados o la poca preparación previa.

En ocasiones eso se ha intentado compensar alargando las ya de por sí extensas jornadas laborales. Esto hacía prácticamente imposible desconectar del trabajo. Hemos sentido la necesidad de estar siempre disponibles para poder responder “en tiempo real” a las innumerables interacciones laborales que hemos tenido durante la pandemia.

Un ejemplo de lo anterior son las numerosas e interminables reuniones, la famosa “reunionitis”, que ha pasado de ser presencial a virtual, con el consiguiente agotamiento que supone estar conectado tanto tiempo por videoconferencia. Hemos cambiado de lugar pero no de forma de trabajar, nos hemos llevado los malos hábitos que teníamos en la oficina a nuestras casas y no hemos explotado una de las herramientas imprescindibles y más útiles para el teletrabajador: la comunicación asíncrona.

¿En qué consiste la comunicación asíncrona?

Utilizar la comunicación asíncrona consiste en no abusar de la inmediatez en las interacciones por teléfono, chat o videollamada. No todo debe ser comunicado o compartido en tiempo real. Es posible comunicar el resultado de un informe, hacer las preguntas necesarias para aclarar un proyecto, organizar e informar al equipo, etc. por escrito, en lugar de saturar a los interlocutores con más y más interacciones en tiempo real.

Sus ventajas

Las ventajas de la comunicación asíncrona son múltiples, sobre todo en estas circunstancias especiales en las que el trabajo en remoto cobra protagonismo. Entre ellas, destacaré dos:

• Mayor eficiencia: Escribir las cosas nos obliga a ser más estructurados, a reflexionar sobre los detalles de un proyecto, antecedentes, porqués, para qués, etc. No basta con “dispararlo” en una conversación que luego probablemente habrá que repetir y volver sobre ella.
• Más respeto por el tiempo de los demás: La comunicación asíncrona nos permite desconectar cuando es necesario. Al estar la información por escrito se reduce la necesidad que otros tienen de interrogarnos en tiempo real.

Un cambio cultural

Sin duda, las herramientas de comunicaciones unificadas y colaboración han hecho que cualquier compañero esté a un clic de distancia. Nunca ha sido más fácil que ahora comunicarse con nuestros colaboradores por chat, audio o vídeo, Pero, aunque es un gran avance, no debemos olvidar el valor de la asincronía en la comunicación. Las mismas herramientas que permiten la comunicación síncrona ofrecen la capacidad de trabajar de forma asíncrona. Por ejemplo, los chats persistentes por proyecto sirven de histórico del mismo. Así, si alguien se incorpora más tarde dispone de toda la información. En dichos chats también se pueden integrar repositorios corporativos, gracias a los cuales la documentación almacenada está automáticamente disponible para todos los integrantes del equipo.

Como hemos recalcado en distintas ocasiones, el teletrabajo no solo es cuestión de disponer de las herramientas tecnológicas adecuadas. La comunicación asíncrona es clave y un mayor uso de la misma requiere un cambio cultural. Exige, por ejemplo, detenerse dos segundos y preguntarse si la información que necesito no está ya a mi disposición en lugar de interpelar directamente a la otra parte. Cualquier cambio cultural, lleva tiempo pero como todo indica a que cada vez nos familiarizaremos más con el teletrabajo, empecemos a aprovechar las ventajas de la comunicación asíncrona. De esta forma conseguiremos realmente cambiar la forma en la que trabajamos y entre todos conseguir que funcione, Nos va mucho en ello.

Pixabay: ribkhan