Cómo transformar una compañía (XIII): Metodología Agile de ejecución de proyectos

Hoy en día, cuando gestionas proyectos tan disruptivos como los que desarrollamos en IoT & Big Data Tech que te permiten transformar una compañía, el plantearse trabajar al margen de un entorno Agile no es una opción.

Framework Agile

El framework Agile es un término muy amplio que cubre una gran variedad de metodologías o técnicas que comparten los principios y los valores ágiles aplicados a la gestión de proyectos. Simplificando mucho, el enfoque Agile parte de la filosofía de trabajo de Lean Manufacturing donde se busca optimizar los sistemas de producción eliminando “lo que sobra” y generando una cultura basada en la comunicación y el trabajo en equipo.

Desde que la industria del software formalizó el concepto Agile en 2001, se han desarrollado muchas metodologías ágiles de gestión de proyectos y cada una de ellas con sus particularidades adaptadas a una tipología de proyectos concretos.

Elegir metodología

¿Cuál es la metodología Agile que mejor se adapta a nuestros proyectos? Es una pregunta muy interesante porque una vez estás inmerso en el mundo Agile te puedes llegar a abrumar con toda la literatura. Y, si eres muy purista, te surgen cuestiones de todo tipo sobre si estás aplicando bien los conceptos, si tienes definidos los procedimientos y roles adecuados o si utilizas las herramientas idóneas. Sin embargo, creo que es un error caer en tecnicismos y hay que centrarse en lo importante, que para nosotros consiste en aplicar una metodología de trabajo realista basada en las siguientes ideas clave:

• La máxima prioridad es aportar valor al cliente desde las primeras fases y a lo largo de toda la ejecución del proyecto.
• Empoderar al equipo de trabajo y considerarlo figuras clave a la hora de decidir el rumbo del proyecto. Motivarles, haciéndoles partícipes del objetivo final de negocio, y darles la capacidad de autogestionarse poniendo a su disposición todas las herramientas para lograr el objetivo último del proyecto.
• Simplificar y enfocar los esfuerzos en cuestiones que realmente aportan al proyecto y al cliente para ofrecer un valor diferencial.

Aplicación a proyectos de IA y Analítica Avanzada

En los proyectos de IA y Analítica Avanzada que nosotros desarrollamos, como el que hemos explicado en un post anterior, el nivel de incertidumbre es muy elevado y es fundamental la aplicación de una metodología ágil y eficiente como la que tenemos definida en Telefónica IoT&BigData Tech.

Por poner en contexto, en los proyectos analíticos lo único que conocemos a priori es la problemática de negocio a partir de la cual planteamos un caso de uso proponiendo  una solución teórica que resuelva cuestiones del tipo: “¿Puedo predecir la demanda de mis clientes y calcular con cierta probabilidad qué producto me va a comprar?”, “¿Puedo anticiparme a las bajas de mis clientes, identificar las causas y establecer alguna estrategia de retención?”,”¿Puedo mejorar la eficiencia de mi logística de abastecimiento?”,” ¿Cómo puedo optimizar mi procesos de producción?”… y un largo etc.

La complejidad de este tipo de proyectos es evidente ya que entran en juego todas las variables que caracterizan a los proyectos tipo, dignos de ser pilotados a través de un framework Agile, y que para nosotros se resumen en los siguientes puntos:

• Conocimiento limitado de la problemática planteada y falta de experiencia en el negocio en particular.
• Desconocimiento de las fuentes de información y de la disponibilidad de los datos que son clave para plantear una solución basada en modelos analíticos.
• Incertidumbre acerca de los resultados de los modelos y su interpretabilidad, tal y como se explica en este post.
• Escepticismo del cliente ante la posibilidad de tener que tomar una decisión de negocio basada en los resultados que se obtienen de un modelo de analítica avanzada.

En definitiva, nos enfrentamos a proyectos que tienden al caos si no se pilotan adecuadamente. Por esto, en Telefónica IoT&Big Data Tech hemos diseñado una metodología de trabajo propia, que es una adaptación de la metodología ágil Scrum, en la que se combinan fases en cascada, propias de la metodología tradicional, con fases ágiles, en un modelo en el que se realizan Iteraciones o Sprints proporcionando una entrega de valor al cliente al final de cada iteración.

La puesta en práctica de nuestra metodología nos permite generar resultados analíticos desde las primeras semanas del proyecto. De este modo, podemos obtener feedback del cliente en las primeras iteraciones y podemos adaptar y adecuar los requisitos siempre que estén dentro del alcance global, debido a su enfoque ágil.

Nuestra metodología se basa en los siguientes principios:

• Equipo y liderazgo del servicio: es fundamental contar con un equipo multidisciplinar que te permita potenciar las habilidades de cada uno de los integrantes y conseguir que trabajen con un objetivo común, priorizando y optimizando los resultados del proyecto. Para liderar el proyecto, cambiamos el enfoque tradicional del Project Manager, pasando de una figura que coordina y gestiona a un “líder del servicio”, que facilita la colaboración entre los miembros del equipo y los stakeholders para conseguir el objetivo principal, que consiste en aportar valor al cliente con cada entrega.
• Mitigar el impacto de los riesgos, a través de entregas parciales que proporcionen valor añadido al cliente a lo largo de todo el proyecto. Esto es lo que se conoce dentro de la metodología Agile como “Iterative Life Cycle” que llevados al ámbito de la metodología Scrum son los denominados “Sprints” que hemos mencionado anteriormente. La puesta en práctica de estos “Sprints” te permiten obtener feedback del cliente durante la presentación de los resultados parciales de manera que puedes utilizar esta información para mejorar el resultado final.
• Gestión de expectativas del cliente: siempre nos debemos a un cliente que tiene un objetivo marcado antes del inicio del proyecto, un presupuesto y un planning ajustado. Combinar estas 3 premisas es complicado, por eso contamos con una metodología que nos permite plantear un objetivo más o menos ambicioso en función de los Sprints que se consideren.

La implementación de nuestra metodología nos permite realizar un seguimiento del proyecto garantizando la calidad y productividad. A modo de resumen, el siguiente cuadro muestra los principales roles, eventos y artefactos con los que trabajamos y su relación con la metodología Scrum.

Conclusión

La gestión de proyectos es una tarea ardua, no solo por su complejidad, sino también porque en ocasiones puede verse poco reconocida; esto es porque se presume que los proyectos tienen que salir bien siempre si cuentas con un buen equipo y las herramientas adecuadas.

Sin embargo, como bien me advirtió quien considero mi mentor, un proyecto siempre va a venir acompañado de problemas relacionados con 3 variables que no siempre se van a llevar bien: personas, ya sea dentro del equipo o en el cliente; dinero, pues siempre te tienes que atener a un presupuesto; y tiempo, que siempre te va a faltar. Por eso, a la hora de ejecutar proyectos es importante contar con una metodología de trabajo que funcione, la clave está en no comulgar con metodologías ágiles solo por el mero hecho de hacer “lo que se lleva”, sino porque realmente estés aplicando técnicas y formas de proceder que te estén permitiendo aportar un valor diferencial.

Lee todos los posts de la serie “Cómo transformar una compañía” aquí.

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