“Capacidades de bienestar”en las herramientas de colaboración frente a la sobrecarga digital

Aunque el fin del COVID-19 todavía queda lejos, los efectos pospandemia se perciben ya en muchos ámbitos de nuestra vida. Uno de ellos, del que ya se ha escrito extensamente en este blog, es el referente al futuro del trabajo. Como lección aprendida, también se abren paso «capacidades de bienestar» en las herramientas de colaboración.

Los peores momentos pusieron a prueba las infraestructuras de comunicaciones de muchas empresas para permitir que sus empleados pudieran trabajar desde casa. También la propia capacidad de estos para adaptarse a la nueva situación y “trabajar de otra forma”. Ahora, la bajamar ha dejado el terreno abonado para formalizar prácticas de trabajo más flexibles. Pero -y es el punto en el que voy a centrarme en este artículo- con la atención puesta en el bienestar del empleado para combatir los efectos negativos que el “teletrabajo de urgencia” ha supuesto.

Agotamiento y estrés, el precio de la productividad

Se ha revelado que detrás de la productividad conseguida durante este periodo se esconde un agotamiento generalizado por la sobreexposición e intensidad con la que se han utilizado las herramientas digitales para teletrabajar. Así lo recoge el Informe anual sobre el futuro del trabajo elaborado por Microsoft, en el que se detallan datos interesantes, como por ejemplo:

• El tiempo dedicado a reuniones de Teams ha sido más del doble que en el mismo periodo anterior a la pandemia.
• La duración media de las reuniones ha aumentado diez minutos y se sitúa en los tres cuartos de hora.
• El usuario medio de Teams ha enviado un 45 por ciento más de mensajes de chat en horario laboral y un 42 por ciento más fuera de él. Y la mitad de las personas ha respondido a los mismos en cinco minutos o menos.

Otro aspecto revelador es que el 62 por ciento de todas estas interacciones no fueron planificadas, es decir, se realizaron sobre la marcha. Esto ahonda aún más en esa sensación de agotamiento y estrés por lo imprevisto. Todo lo anterior nos da una idea de la enorme sobrecarga digital con la que hemos convivido los meses de pandemia y del gran esfuerzo realizado por los empleados para mantener, e incluso mejorar, nuestra productividad.

Para tratar de subsanarlo, los principales fabricantes han incorporado «capacidades de bienestar» en las herramientas de colaboración.

Pilares de Microsoft VIVA: mayor conexión e integración

Microsoft VIVA, por ejemplo, aúna un conjunto de características de bienestar que se integra perfectamente con Teams, la apuesta central de colaboración de esta compañía. VIVA pertenece a una nueva categoría de producto que Microsoft ha denominado “Plataforma de experiencia de empleado”, con la que pretende paliar los efectos negativos de la sobrecarga digital antes mencionada. Sus pilares son:

• Conexiones. Este apartado permite, sin salir de Microsoft Teams, paliar el sentimiento de aislamiento que los trabajadores remotos pueden sufrir por la falta de contacto físico con sus compañeros. También el potencial distanciamiento de la cultura empresarial con acceso a noticias y anuncios corporativos, invitaciones a eventos, etc.
• Insights. Métricas sobre la productividad y el bienestar del empleado para ayudar a mejorar los hábitos de trabajo (programación de descansos periódicos, tiempo reservado para la concentración, optimización de la agenda, etc.).
• Temas y aprendizaje. Canaliza el conocimiento informal y la capacitación disponible en la organización, a través de recomendaciones de contenido realizadas por inteligencia artificial, según los intereses del empleado, por ejemplo.

People Insights de Cisco Webex: puntos de mejora a partir de los patrones de trabajo

Cisco también ha desarrollado capacidades de bienestar del empleado que se centran en tres aspectos:

• Conseguir que el empleado trabaje de forma más inteligente.
• Combatir la fatiga por la sobreexposición digital.
• Hacer que las reuniones sean más inclusivas. Se trata de que los participantes remotos, cada vez más frecuentes en el nuevo modelo de trabajo híbrido, puedan escuchar y ver lo que sucede en la reunión como si estuvieran presencialmente.

Con estos objetivos en mente y la funcionalidad People Insights de su producto Cisco Webex, el empleado -de forma privada y según su perfil- puede ver métricas, tanto individuales como de equipo y también de la organización. Esto ayuda a entender los patrones de trabajo e identificar puntos de mejora. Por ejemplo, pueden conocerse estadísticas respecto al número de reuniones a las que uno asiste, con quién se suele reunir más, a qué horas, si durante la reunión se hace multitarea o si la cámara está encendida o apagada (lo cual algunas veces denota la atención que se está prestando).

Huddle View de Zoom: la materialización en avatares

En línea con esta tendencia de incorporar capacidades de bienestar en las herramientas de colaboración, también Zoom ha anunciado una nueva vista de los canales de equipo, llamada Huddle View. En ella, los participantes están representados en forma de avatares distribuidos por la pantalla sobre una imagen de fondo, que puede ser el plano de la oficina por ejemplo. Así, se simula en cierta manera la presencia física y el contacto con el resto de compañeros.

No cabe duda de que los nuevos tiempos traen consigo nuevas formas de trabajo, en este caso híbrido, que se caracteriza por la flexibilidad que tendrá el empleado para trabajar desde distintas localizaciones. La adaptación dependerá principalmente de nosotros y del uso que hagamos de las herramientas que utilicemos. Se trata de conseguir que sea sostenible en todos los sentidos.

Imagen: hnt6581